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Qué es un Cuadro de Clasificación

03 Ago

  

El cuadro de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración y selección, recuperación, difusión, etc. Podemos decir que se asemeja a un índice de clasificación basado en las series documentales de nuestra empresa.

 

Una serie documental es el resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc. Algunas series documentales se generan en todas las empresas y otras no, ya que dependen de las actividades desarrolladas.

 

El cuadro de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y actividades de nuestra empresa. En él aparecen todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte (fotográfico, papel, electrónico, etc.) y cronología. Esto facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única para todos los documentos de nuestra empresa, lo que evita duplicidades e inconexiones al consultar el fondo de la empresa y en la recuperación de información. Además permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras series.


 

Todas las series están codificadas y organizadas jerárquicamente en categorías que van de lo general a lo especifico. Cada nivel de nuestro cuadro debe estar codificado. Esta codificación puede ser alfabética, numérica o alfanumérica y debe de ser exclusiva para cada nivel. Además este código debe de suministrar por si mismo información sobre la categoría y la serie. De esta manera se facilita el control y recuperación de los documentos mediante un criterio único y unequivoco.

  

TIPOLOGIA

Existen varios tipos de cuadros de clasificación:
  • Orgánicos: reflejan la estructura orgánica de la organización, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades administrativas, departamentos u oficinas.
  • Funcionales: se basan en el análisis de las funciones o actividades de la empresa, que no tienen porque coincidir con su estructura orgánica, ya que un departamento puede realizar más de una actividad. Este suele ser el tipo más eficaz por ser más flexible y estable que el orgánico, ya que soporta mejor los cambios que se pueden producir en la trayectoria y organización interna de una empresa.
  • Orgánico-funcionales: son los más comunes y como su nombre indica son una mezcla ente los sistemas orgánico y funcional.  En este tipo de cuadros las categorías más generales son los órganos o sujetos productores y de ellos cuelgan las series documentales.
  • Por materias: refleja el contenido o asunto de los documentos.
A la hora de elegir un sistema u otro debemos optar por el que mejor se adapte a nuestra empresa, para ello hay que tener en cuenta la estabilidad, la objetividad y la naturaleza de los documentos y procesos administrativos. Una mayor o menor jerarquización dependerá de nuestras necesidades. No existen dos cuadros de clasificación iguales, ya que cada uno debe adaptarse a la institución a la que hace referencia.

  

CARACTERISTICAS

Para que sea eficaz el cuadro debe cumplir las siguientes características:
  • Debe ser único para todos los documentos, independiente de su cronología y soporte.
  • Clasificación sencilla para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa.
  • Debe ser eficaz , de manera que garantice y facilite la recuperación de información.
  • Flexibilidad que permita incorporar nuevas series documentales y que se adapte a los posibles cambios en la organización interna y actividades de nuestra empresa, sin ser necesario modificar todo el cuadro.
  • Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización aumenta la confusión, el error en la clasificación y la frustración entre los usuarios.
  • No incluir un apartado de “Varios”.
  • Establecer un sistema de codificación que identifique las distintas clases o categorías y las series documentales. Dicha codificación debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre los documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto.
El título de cada sección o subsección debe responder a las siguientes características:
  • Ser representativo del sistema de clasificación aplicado a los documentos.
  • Reflejar el contenido de los documentos agrupados.
  • Estar formado por palabras que posean un carácter informativo.
  • Ser breve.
  • Ser exclusivo, de manera que se evite usar un mismo titulo en dos secciones o subsecciones distintas.

 

COMO ELABORAR NUESTRO CUADRO DE CLASIFICACION

Tenemos que ser conscientes de que esta tarea nos llevará muchas horas de trabajo, pero no hay que desanimarse porque el resultado merece la pena. Este trabajo nos servirá para identificar las series documentales de nuestra empresa y podremos utilizarlo como base para conseguir una buena organización y mantenimiento de nuestra documentación.
 
Como ya hemos comentado, elaborar un cuadro de clasificación requiere conocer muy bien la organización y sus funciones. Para ello nos valdremos del organigrama de la empresa, procedimientos de trabajo, entrevistas directas con todos los miembros de la organización, bibliografia, legislación, etc.

 

Pasos a seguir:
  1. Identificar los departamentos u oficinas que componen nuestra organización. Para ello podemos consultar el organigrama de la empresa, donde se refleja su estructura jerárquica y las relaciones dentro de ella.
  2. Conocer las funciones y actividades de cada uno de los departamentos. El análisis de las funciones permitirá conocer las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo, las cuales se plasman por escrito, dando lugar a las series documentales. Para establecer las funciones estudiaremos los documentos y la organización de la empresa. La norma internacional ISDF es una buena herramienta para describir dichas funciones.
  3. Identificar las series documentales que generan y/o gestionan cada departamento y describirlas para conocer en detalle quien las gestiona, si son expedientes que tipo de documentos los forman, y cualquier otro dato de interés que nos ayude a conocerlas y definirlas.
  4. Elegir el tipo de cuadro de clasificación que vamos a elaborar: orgánico, funcional o mixto.
  5. Elegir el tipo de codificación: numérica, alfabética o mixta.

 

Recordad que los títulos de nuestro cuadro tienen que ser representativos y dar información por si mismos sobre la documentación que engloba. Mejor no repetir títulos, aunque estén en categorías distintas, para evitar confusiones a la hora de clasificar y recuperar los documentos. Tampoco es conveniente incluir apartados de “Varios”, ya que terminan usándose como sacos donde van todos los documentos que no se sabe en que epígrafe clasificar, hecho que dificulta enormemente su posterior recuperación.

 

Como veis solo es necesario ser exhaustivos y tener paciencia a la hora de recabar información sobre la documentación generada por las actividades de nuestra empresa. Para elaborar un cuadro eficaz es imprescindible contar con la colaboración de todos los trabajadores.

 

Aquí os dejamos algunos ejemplos de cuadros de clasificación que podéis consultar a través de Internet:

 

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4 comentarios

Publicado por en 3 agosto, 2014 en Archivos

 

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4 Respuestas a “Qué es un Cuadro de Clasificación

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