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El Ciclo de Vida de los documentos (Records lifecycle)

13 Ago

  

¿Sabes qué documentos genera cada departamento o trabajador de tu empresa, qué proceso documental siguen, cuándo pierden vigencia administrativa o si se deben conservar o destruir? En este post te hablaremos de una herramienta muy útil para controlar todas las series documentales que se forman en tu organización.

 

Os recordamos que una serie documental es el resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc.

 

Lo que os proponemos es que elaboréis un documento, en el formato que queráis, en el que aparezcan todas las series documentales y junto a cada serie añadáis aquella información relevante para su identificación, descripción y tratamiento documental.  A este documento lo denominaremos “Ciclo de vida” o “Ciclo Vital”.


 

Este concepto se desarrolló a comienzos de los años treinta del pasado siglo en Estados Unidos. Compara la información documental con un organismo vivo, es decir, que nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo o destrucción). Estas fases también se conocen como etapa activa, semiactiva e inactiva del documento.

 

Actualmente muchos archivos de empresa no cuentan con este documento o solo refleja una minima parte de todas las series documentales. También puede suceder que alguna persona lo haya elaborado a título personal como documento de trabajo y que no este a disposición de toda la organización, ya que se desconoce su existencia. Es muy importante que este documento, al igual que cualquier información relacionada con el tratamiento documental en nuestra organización, este a disposición de todos los trabajadores y que todos  participen en su elaboración. Tampoco debemos olvidarnos de revisarlo periódicamente para realizar las modificaciones que se consideren oportunas.

 

El primer paso para elaborar nuestro “ciclo de vida de los documentos” será identificar todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra empresa. Si tenemos elaborado el cuadro de clasificación lo podemos usar como base, ya que en él aparecen todas las series. Si realizáis el “ciclo vital” en Microsoft Word, OpenOffice Writer o cualquier otro procesador de texto, os recomendamos añadir al principio un indice que os permita localizar rápidamente la serie que os interesa. Otra buena idea es ordenar las series por orden alfabético, independientemente del departamento que las crea o gestiona.

 

Junto a cada serie podéis añadir la información que consideréis más oportuna de cara a identificar el proceso documental de cada una de ellas. Podéis adjuntar los siguientes campos:
  • Nombre completo de la serie documental.
  • Código de clasificación.
  • Departamento y responsable de su creación, gestión, tratamiento y eliminación. Esta información nos ayudará a detectar aquellas series documentales duplicadas.
  • Descripción de dicha serie documental: qué documentos la forman, cómo está ordenada, características, contenido documental, etc.
  • El periodo de tiempo que debe permanecer en las oficinas (Archivo de Gestión), cuántos años en el Archivo Intermedio y cuántos en el Archivo Central. Para poder delimitar el tiempo, tendremos en cuenta los años de vigencia administrativa, es decir, durante cuantos años tiene validez legal. Este dato nos ayudará a decidir durante cuánto tiempo es necesario conservarla, en qué archivo y si posteriormente se puede expurgar (eliminar) o es de conservación permanente.
  • Cuándo hay que transferir dicha serie de la oficina al archivo intermedio y/o central.
  • Cualquier otra información que consideremos de interés.

 

Resumiendo, el “ciclo vital” es un documento donde se indica todo el recorrido documental de cada una de las series de nuestra empresa, desde su creación hasta su conservación permanente o destrucción, y donde se delimita el tiempo de permanencia de dicha serie en cada fase documental. También resulta de gran ayuda para poder cumplir con los plazos de vigencia legal y administrativa de los documentos.

 

Su elaboración requiere tiempo y paciencia para recopilar toda la información y plasmarla por escrito, pero su mantenimiento es sencillo y resulta muy útil de cara a la gestión documental de la empresa.

 

Esperamos que os animéis a elaborarlo y a contarnos vuestras experiencias y dificultades.

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1 comentario

Publicado por en 13 agosto, 2014 en Archivos

 

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Una respuesta a “El Ciclo de Vida de los documentos (Records lifecycle)

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