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Archivo de la categoría: Gestión de la informacion

Infografia: Fuentes de Información

 

Hoy quiero compartir con vosotros una infografia que he elaborado sobre las fuentes de información y los tipos de fuentes que nos podemos encontrar.

Lo primero es tener claro qué es una fuente de información.

Podemos definir fuente de información como cualquier tipo de documento que proporcione información, independientemente de su soporte, se haya creado o no para ese fin.

No se limitan únicamente a los documentos, también contemplan la información producida o procedente de instituciones o personas.

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¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

 

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano “Records management“, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que nos garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa, además de aprovechar los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa). Yo soy de las que opinan que el trabajo archivistico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

 

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivisticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo ni que tenga demasiados niveles.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
  • Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
  • Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo, y aquellos que pueden destruirse por ser innecesarios.
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.

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¿Qué son las Licencias Creative Commons?

 

Las licencias Creative Commons (CC) permiten definir los derechos y condiciones que los usuarios tienen que respetar al usar una obra o contenido. Es decir, se mantienen los derechos de autor, pero a la vez se facilita el uso, consulta o compartición de dichos contenidos sin miedo a represalias por los derechos de autor. La última versión publicada es la 4.0.

Estas licencias se pueden aplicar a casi cualquier tipo de material, ya sean libros, películas, páginas web, música, imágenes, audio, etc. Con respecto al software, sus creadores no recomiendan utilizar las licencias CC, sino que es más adecuado utilizar licencias especificas para software, como las que ofrece la Free Software Foundation o la Open Source Initiative.

Tal y como se definen en su blog “Creative Commons es una corporación sin ánimo de lucro basada en la idea de que algunas personas pueden no querer ejercer todos los derechos de propiedad intelectual que les permite la ley. Trata de ayudar a la gente a expresar esta preferencia por compartir ofreciendo a todo el mundo un conjunto de licencias en la web, sin coste alguno.”

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Publicado por en 28 septiembre, 2015 en Gestión de la informacion

 

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