El uso de resumenes en los servicios de informacion

Hace más de dos años redacte un post explicando brevemente qué era el análisis documental. A día de hoy es el más visitado con casi 18.000 visitas. Os dejo el enlace por si aún no habéis tenido la ocasión de leerlo “¿Qué es el análisis documental?

Visto el éxito de dicho post y como es bastante breve, he pensado dedicar este post y el siguiente al análisis del contenido de los documentos. En concreto ahora hablaremos sobre la elaboración de resúmenes y en el próximo sobre indización.

Al final encontrareis una infografia con las contenidos más relevantes de este post.

 

¿QUE ES UN RESUMEN?

Cuando resumimos un documento estamos proporcionando una breve y precisa descripción del contenido de dicho documento. Por lo que el resumen es un documento secundario, que representa al documento original.

La finalidad del resumen es representar el contenido de un documento para que los usuarios puedan conocer la información que contiene y encontrar lo que necesitan.

Aunque el resumen es un nuevo documento, incluye todos los aspectos destacados del documento original, ya que sigue el estilo y la ordenación de éste, evitando cualquier juicio de valor sobre el contenido.

 

Elaboracion de resumenes. Dokutekana
 
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Lenguajes para la recuperación de información

Este post lo vamos a dedicar a los lenguajes usados para la recuperación de información. El tema da para muchos posts, pero tranquilos que hoy solo haremos un breve repaso de alguno de estos lenguajes. Si queréis profundizar más en el tema me lo podéis pedir al final del post, en los comentarios.

Los lenguajes que vamos a ver hoy son:

  1. Listas de encabezamientos de materia.
  2. Listas de palabras clave o de descriptores libres.
  3. Tesauros.
  4. Clasificaciones.
  5. Ontologias.
  6. Taxonomias.
  7. Folksonomias.

 

 

LENGUAJES DOCUMENTALES

El concepto moderno de lenguaje documental surge a finales del siglo XIX, aunque su origen puede considerarse tan antiguo como la primera biblioteca.

Es en el siglo XIX cuando se publican dos obras emblemáticas en este campo: la Clasificacion Decimal de Dewey y las Reglas para un Catalogo Diccionario de Cutter (lista de encabezamiento de materia).

Los lenguajes documentales nos ayudan a organizar la información que contienen los documentos, bases de datos, intranets, etc., mediante el uso de términos seleccionados y controlados.

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Infografia: Fuentes de Información

 

Hoy quiero compartir con vosotros una infografia que he elaborado sobre las fuentes de información y los tipos de fuentes que nos podemos encontrar.

Lo primero es tener claro qué es una fuente de información.

Podemos definir fuente de información como cualquier tipo de documento que proporcione información, independientemente de su soporte, se haya creado o no para ese fin.

No se limitan únicamente a los documentos, también contemplan la información producida o procedente de instituciones o personas.

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¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

 

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano “Records management“, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que nos garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa, además de aprovechar los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa). Yo soy de las que opinan que el trabajo archivistico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

 

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivisticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo ni que tenga demasiados niveles.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
  • Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
  • Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo, y aquellos que pueden destruirse por ser innecesarios.
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.

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¿Qué son las Licencias Creative Commons?

 

Las licencias Creative Commons (CC) permiten definir los derechos y condiciones que los usuarios tienen que respetar al usar una obra o contenido. Es decir, se mantienen los derechos de autor, pero a la vez se facilita el uso, consulta o compartición de dichos contenidos sin miedo a represalias por los derechos de autor. La última versión publicada es la 4.0.

Estas licencias se pueden aplicar a casi cualquier tipo de material, ya sean libros, películas, páginas web, música, imágenes, audio, etc. Con respecto al software, sus creadores no recomiendan utilizar las licencias CC, sino que es más adecuado utilizar licencias especificas para software, como las que ofrece la Free Software Foundation o la Open Source Initiative.

Tal y como se definen en su blog “Creative Commons es una corporación sin ánimo de lucro basada en la idea de que algunas personas pueden no querer ejercer todos los derechos de propiedad intelectual que les permite la ley. Trata de ayudar a la gente a expresar esta preferencia por compartir ofreciendo a todo el mundo un conjunto de licencias en la web, sin coste alguno.”

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¿Qué es el Análisis Documental?

Cómo su propio nombre indica, cuando hablamos de análisis documental nos estamos refiriendo al estudio de un documento, independientemente de su soporte (audiovisual, electrónico, papel, etc.).
 
Cuando estudiamos un documento, lo hacemos desde dos puntos de vista:

  • Por un lado, nos fijamos en su parte externa, es decir, en el soporte documental. A esto lo llamamos Análisis Formal o Externo. Nos ayuda a identificar un documento dentro de una colección.
  • Por otro lado, analizamos el contenido del documento, es decir, estudiamos su mensaje, la temática sobre la que trata. A esta parte se la conoce como Análisis de Contenido o Interno.

El Análisis Documental nos permite realizar búsquedas retrospectivas y recuperar el documento que necesitamos cuando lo necesitamos. Por lo tanto, podemos decir que el Análisis Documental va unido a la Recuperación de Información.

Infografia. ¿Que es el Analisis Documental?

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