¿Cómo inventariar nuestro archivo?

 

Hoy os propongo elaborar un inventario de vuestro archivo de empresa, e incluso de vuestro archivo personal.

El proceso es sencillo, aunque lleva sus horas de trabajo, sobre todo al inicio, ya que tenemos que meter los datos de todos los documentos que forman nuestro archivo. El mantenimiento suele ser mas llevadero, sobre todo si nos acostumbramos a realizarlo periódicamente y no dejamos que se nos acumulen demasiados documentos.

Es importante que los documentos y expedientes que vamos a inventariar estén bien ordenados y clasificados, de lo contrario, el proceso será lento, tedioso e incluso frustrante.

 

Inventario de nuestro archivo

 

Beneficios de tener inventariado nuestro archivo:

  • Breve descripción de todos los documentos que componen nuestro archivo.
  • Saber rápidamente y de un vistazo que documentos tenemos y donde están guardados. Es normal tener la documentación en varios armarios, cajones y otros sitios mas variopintos (detrás de puertas, debajo de mesas, etc.), lo que a veces nos puede hacer dudar de en qué lugar exacto tenemos el documento que buscamos.
  • Sirve de ayuda en los procesos de valoración y expurgo de series documentales.

 

¿CÓMO LO HACEMOS?

Simplemente lo que vamos a hacer es crear una base de datos. Podéis utilizar el programa que mas os guste, con una base de datos en Access e incluso con una hoja de calculo en Excel nos puede servir.

Los campos que podemos incluir en nuestra base de datos son:

  • Número de registro: se trata de poner un número correlativo a cada uno de nuestros registros (1,2, 3…). Nos va a servir para identificar de forma inequívoca a nuestros registros y para controlar, ya que nos puede ayudar a detectar registros duplicados.
  • Tipologia: pondremos que tipo de documento es: facturas, albaranes, proyectos, expedientes, etc.
  • Código de clasificación: es la numeración que le corresponde atendiendo al cuadro de clasificación de nuestra empresa. Si aun no contamos con cuadro de clasificación no pasa nada, no ponemos este campo o lo dejamos en blanco. Si queréis saber que es y como elaborar un cuadro de clasificación podéis consultar el siguiente post ¿Qué es un cuadro de clasificación?.
  • Fecha del documento. Si es un expediente ponemos el intervalo de fechas, es decir, la fecha de inicio y la fecha final de los documentos que contiene.
  • Titulo descriptivo del documento o de la serie documental. Algo que sea breve y que nos ayude a identificar el documento.
  • Palabras clave: este campo es opcional, pero nos puede ayudar mucho cuando tengamos que realizar búsquedas sobre un tema determinado.
  • Ubicación: dónde podemos localizar el documento, en que oficina, armario, cajonera, etc.
  • Signatura: número correlativo que ponemos en cada caja de archivo o carpeta donde guardamos nuestros documentos.
  • Responsable de la documentación: es opcional. Este campo puede ser útil cuando la persona que la custodia es distinta de la que la genera.
  • Procedencia: también es un campo opcional. Puede ser útil cuando la documentación se ha trasladado de otra oficina y no queremos perder esa referencia.

Podéis incluir otros campos que consideréis que pueden resultaros útiles.

Creada nuestra base de datos, ya solo nos queda comenzar a grabar los registros. Cada registro puede hacer referencia a una serie documental, expediente o documento. Rellenar todos los campos correctamente es importante, pero sobre todo el campo de signatura, ya que este es el que nos indica el número de caja en que se encuentra nuestro documento y de ello dependerá que podamos localizarlo cuando lo necesitemos.

En archivos de gestión (también conocidos como archivo de oficina) podemos ahorrar algo de trabajo si hacemos un único registro por cada serie documental. Por el contrario, en el archivo central cada caja de archivo, independientemente de su contenido, llevará una signatura distinta para evitar problemas.

Por ejemplo, si en la oficina tenemos la serie documental “Facturas de Proveedores” del año en vigor, que nos ocupa seis cajas de archivo, podemos hacer un único registro para toda la serie, en vez de hacer seis registros, uno por cada caja. Para ello en el campo tipologia pondríamos “facturas”, en titulo podemos poner “facturas de proveedores”,en fecha anotamos “2016” y en signatura podemos poner una misma signatura para todas las cajas, siempre y cuando las cajas estén colocadas juntas y bien ordenadas.

 

Podéis escribir vuestras dudas en los comentarios e intentare resolverlas.

 
 

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