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Cómo proteger los documentos físicos

24 Nov

¿Cómo podemos proteger a nuestros documentos del deterioro producido por el paso del tiempo? ¿Realmente podemos lograrlo? Todos sabemos que nada dura eternamente, pero, poniendo nuestro granito de arena, que podemos conseguir que los documentos que custodiamos se mantengan en buen estado durante un largo periodo de tiempo.

El empleo de contenedores (cajas, sobres, fundas, etc.) es un método muy eficaz a largo plazo para proteger físicamente los documentos. Entre sus beneficios destacan:

  • Reducen las variaciones de humedad.
  • Impiden el paso del polvo.
  • Eliminan por completo la luz.
  • Los que son transparentes permiten consultar el documento sin manipularlo directamente.
  • Constituyen un almacenamiento seguro para los documentos de gran tamaño.

Las características fundamentales que debe presentar un contenedor son: resistencia, durabilidad y brindar protección.

 

ELIGIENDO CONTENEDOR

Existen muchas formas de guardar y conservar los documentos. Lo importante es encontrar aquella que mejor se adapte al tipo y formato del documento, a nuestras necesidades y, como no, al presupuesto.

Aquí os describimos algunos sistemas de conservación:

  • Paquetes: es la forma más antigua de guardar los documentos. Los documentos se agrupan en bloques, se les añade una cubierta de papel y se unen con una cuerda o cinta fina. Suelen llevar una etiqueta que indica su contenido. Este sistema ofrece una protección muy escasa, ya que solo protege de los roces con otros paquetes o con la estantería, y no protegen del polvo. Además la cuerda que los une puede provocar desgarros, si se ata fuertemente. Conviene que la cuerda o balduque sea blanca, es decir, que no tenga color.

Paquetes de documentos

  • Legajos: son semejante a los paquetes. La diferencia radica en que se sustituye la cubierta de papel por tapas de cartón fuerte, lo que confiere una mayor protección al conjunto de documentos. Los cartones poseen una cuerda, cinta o goma para unir los documentos. Pueden llevar un tercer cartón, denominado “cartela”, donde se indica el contenido del conjunto de documentos.
  • Cajas: suelen ser las unidades de conservación más adecuadas. Principalmente hay que tener en cuenta el material con el que están fabricadas y el tipo de apertura y cierre. El material más utilizado es el cartón alcalino o neutro, porque contrarresta la acidez. No son recomendables las que se abren por sus lados más estrechos, pues los documentos se rozan al sacarlos y meterlos. Las dimensiones de las cajas deben exceder de las dimensiones de los documentos, pero sin dejar grandes holguras. El cierre no debe forzarse.

Estanterias_con_cajas

  • Carpetas: las de gran formato son las más útiles. Hay que vigilar que las solapas, cintas, gomas y otros accesorios no sean molestos para el uso y el almacenamiento, y que además no deterioren los documentos ni los contenedores contiguos. Las de cartón deben ser neutras o alcalinas.
  • Tubos: buena opción para proteger documentos enrollados. No son convenientes los de metal. El material más adecuado es el cartón, seguido del plástico.
  • Sobres y bolsas: usados para documentos de pequeños formato y sobre todo para fotografías y sellos.
  • Encuadernaciones: es un buen método de protección, siempre y cuando se usen materiales libres de ácido y de elementos nocivos. Tradicionalmente han sido usadas para mantener agrupados en una misma unidad de conservación un conjunto de documentos relacionados entres sí. Garantiza la conservación del conjunto, pero tiene como inconveniente que obliga a manejar todo el conjunto para consultar un solo documento.
  • Unidades complementarias de conservación: aquí se incluyen las carpetillas, camisas y cubiertas. Son un grupo de contenedores cuya finalidad es individualizar cada documento dentro de una caja.

 

FABRICACIÓN DE CONTENEDORES, ¿TODOS LOS MATERIALES SIRVEN PARA CONSERVAR?

Caja_de_conservacion

Todos los contenedores que vayamos a usar para conservar documentos deben estar fabricados con materiales estables o inertes, es decir, aquellos que permanecen inalterables y que no reaccionan con los componentes químicos del papel ni con otros elementos que componen el documento (sellos, cintas, tintas, etc.).

Los materiales inestables no son adecuados, porque al deteriorarse producen ácidos y otros componentes químicos que dañan a los documentos con los que están en contacto. Los materiales de poca calidad también pueden constituir otra fuente de deterioro.

Sabemos que la acidez es contagiosa, de modo que una carpeta o caja de cartón ácido puede transferir la acidez a los documentos que alberga. Por ello, el cartón de las cajas debe de estar libre de ácido y ser químicamente estable. Si va a albergar obras de arte, ese cartón será 100% algodón. Para la mayoría de los objetos de papel que hay que preservar a largo plazo, se recomiendan contenedores de papel neutro o alcalino (pH 8,5 o mayor) y con bajo contenido en lignina. La lignina es un elemento presente en las plantas, que da rigidez a la madera, pero que debilita la pulpa favoreciendo la acidez del papel.

En algunos casos, y dependiendo del tipo de material a conservar, se puede añadir una reserva alcalina de carbonato de calcio para una mayor protección. Se ha llegado a desarrollar un material de almacenamiento basado en la combinación de agentes alcalinos y adsorbentes (carbón activado o zeolitas) que, además de proteger contra la acidez, ejercen como filtro impidiendo que los gases contaminantes ambientales afecten a los documentos.

Las cajas metálicas no son recomendables, porque no permiten la aireación y en caso de incendio se recalientan y destruyen igualmente los documentos que contienen.

Los contenedores plásticos, fabricados con polietileno, polipropileno y poliester, son suficientemente estables para su uso en conservación. Por el contrario, el cloruro de polivinilo (PVC) no es recomendable, ya que reacciona rápidamente con otros materiales. Las cajas de plástico inerte y de cartón plastificado son resistentes y alcalinas. Sin embargo, no permiten una buena aireación de los documentos y en caso de incendio arden con facilidad.

Para almacenar fotografías antiguas se recomienda utilizar contenedores fabricados con materiales que hayan superado el PAT (Photographic Activity Test). El PAT es una prueba estándar internacional basada en la Norma ISO 18916, que se usa en la valoración de los productos para la conservación y la musealización de material fotográfico. Esta prueba calcula las interacciones que se generan entre las imágenes fotográficas y los materiales con los que entran en contacto o que integran los contenedores. Se analizan entre otros: el material (papel o cartón) que integra el sobre o la caja, los adhesivos, las tintas o el material plástico utilizados para el montaje o para las etiquetas o cubiertas.


¿Qué otros materiales inertes o estables añadiríais a esta lista? ¿Cuáles son los contenedores que más soléis usar en vuestros centros de trabajo?

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4 Respuestas a “Cómo proteger los documentos físicos

  1. Hugo Ovelar

    27 septiembre, 2016 at 12:30 am

    Hola, como están, envasar al vació libros antiguos para conservarlos, luego de que hayan sido tratados (fumigados y secados) es una buena opción?

    Le gusta a 1 persona

     
    • Ana Maria

      29 septiembre, 2016 at 12:17 am

      Hola Hugo. Habrá que valorar cada caso y tener en cuenta factores como el presupuesto del que se dispone y la frecuencia con la que se van a consultar los libros. De todos modos, en la conservación de los libros además de las condiciones ambientales y de los seres vivos que pueden dañarlos, también hay que tener en cuenta otros elementos que se encuentran en la propia naturaleza del libro (tintas, calidad del papel, materiales de la encuadernación, tamaño del libro, etc.). Un saludo.

      Me gusta

       
  2. Amparo

    20 septiembre, 2016 at 7:55 am

    Me gustaría saber si las cajas de madera serían apropiadas.
    Me refiero a chapa de madera prensada, llamada DM, no se q acidez tiene.

    Le gusta a 1 persona

     
    • Ana Maria

      23 septiembre, 2016 at 9:12 pm

      Hola Amparo, gracias por tu comentario.
      Yo personalmente no utilizaría cajas de madera para conservar documentos.
      De todos modos, el que mejor te puede decir indicar el grado de acidez del DM es el fabricante o proveedor de dicho producto.
      Pasa un buen fin de semana.

      Me gusta

       

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