¿Por qué tu archivo necesita un blog?

Una de las funciones principales de los archivos es la de servir y difundir sus fondos. Para poder cumplir con ello es fundamental dar visibilidad al archivo y a sus fondos, de manera que podamos llegar a un mayor publico.

Hoy en día una buena forma de conectar con la sociedad y acercar el archivo a todos es contar con un blog.

Además la tecnología actual nos permite crear y gestionar un blog de una manera sencilla y sin tener que realizar una gran inversión económica.

Es cierto que al principio puede costar un poco elegir los temas y redactar los contenidos, pero con el tiempo se coge soltura y aumentan las ideas. Ademas los propios usuarios nos ayudarán con sus comentarios y “me gusta” a saber que es lo que mas les interesa.

 
Leer más

Anuncios

Infografia: ¿Qué es un cuadro de clasificación y cómo realizarlo?

Hace un tiempo escribí un articulo sobre una herramienta fundamental empleada en los archivos: el cuadro de clasificación.

El cuadro de clasificación reúne en un mismo documento todas las series documentales creadas y gestionadas por una institución o empresa. Lo hace de una manera jerárquica, dividido en niveles.

Por ello es una herramienta muy importante, que ayuda en la identificación, clasificación y posterior recuperación de los documentos de archivo.

Pues bien, acabo de revisar y actualizar dicho post. Al hacerlo he echado en falta algo.

Leer más

6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

Leer más

Conociendo la norma archivistica ISAD (G)

 

La ISAD (G) es una norma internacional utilizada para la descripción de documentos de archivo. Su nombre se corresponde con las siglas de “General International Standard Archival Description“, en castellano “Norma Internacional General de Descripción Archivistica”.

La elaboración de esta norma se inició en el año 1.990 de la mano del Consejo Internacional de Archivos, pero su versión definitiva no fue aprobada hasta el año 2.000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

A continuación vamos a comentar brevemente sus características principales y al final del post encontrareis una infografia sobre la ISAD (G). Podéis acceder a la norma completa en este enlace.

 

¿PARA QUE SE UTILIZA?

La norma ISAD (G) se utiliza para la descripción de documentos de archivo. Nos ayuda, por un lado, a identificar el fondo y/o documento y, por otro lado, a explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de vida, con el fin de hacerlo accesible.

Esta norma es aplicable a cualquier documento de archivo, independientemente de su tipo documental y de su soporte físico.

Sigue leyendo

11 actividades para visibilizar nuestro archivo

 

Difusion cultural en archivos

 

“Lo que no se ve, no existe”. Esta frase es aplicable a cualquier ámbito de la vida, incluida la archivistica.

Por esto, cada vez son más los archivos que quieren darse a conocer y difundir los documentos que custodian. Para ello llevan a cabo distintas actividades encaminadas a transmitir transparencia y a crear un vinculo con sus usuarios y con el entorno donde están ubicados.

Desde hace años los archiveros vienen trabajando en dar visibilidad a los archivos donde trabajan. Es una pena custodiar documentos tan interesantes para la historia y la memoria de la sociedad y que los ciudadanos no sepan que existen. Además abrir el archivo al publico en general nos permite:

  • Atraer a un publico no especializado, pero al que le puede interesar la información que custodia el archivo.
  • Conseguir un mayor respeto hacia el patrimonio documental y concienciar al visitante sobre la importancia de este patrimonio.
  • Aumentar la rentabilidad económica del archivo, al atraer un mayor numero de usuarios e investigadores.
  • Revalorizar los fondos, servicios y trabajo archivistico, aportando valor y visiblidad al trabajo de los archiveros.

Aparte de las actividades que pueda organizar el archivo para atraer visitantes, es muy importante la ubicación física del archivo. Por ejemplo, si el edificio está situado en una zona peatonal y cuenta con buenos accesos, será más fácil atraer personas. También ayuda que las instalaciones sean cómodas y agradables. Esto se puede conseguir con una buena iluminación para las salas de consulta y el uso de colores cálidos.

Sigue leyendo

¿Cómo inventariar nuestro archivo?

 

Hoy os propongo elaborar un inventario de vuestro archivo de empresa, e incluso de vuestro archivo personal.

El proceso es sencillo, aunque lleva sus horas de trabajo, sobre todo al inicio, ya que tenemos que meter los datos de todos los documentos que forman nuestro archivo. El mantenimiento suele ser mas llevadero, sobre todo si nos acostumbramos a realizarlo periódicamente y no dejamos que se nos acumulen demasiados documentos.

Es importante que los documentos y expedientes que vamos a inventariar estén bien ordenados y clasificados, de lo contrario, el proceso será lento, tedioso e incluso frustrante.

 

Inventario de nuestro archivo

 

Beneficios de tener inventariado nuestro archivo:

  • Breve descripción de todos los documentos que componen nuestro archivo.
  • Saber rápidamente y de un vistazo que documentos tenemos y donde están guardados. Es normal tener la documentación en varios armarios, cajones y otros sitios mas variopintos (detrás de puertas, debajo de mesas, etc.), lo que a veces nos puede hacer dudar de en qué lugar exacto tenemos el documento que buscamos.
  • Sirve de ayuda en los procesos de valoración y expurgo de series documentales.

 

Sigue leyendo

¿Digitalizamos nuestro archivo?

 

Digitalizacion de documentos

 

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental. Si bien es cierto que tener nuestros documentos digitalizados aporta muchas ventajas, no es un proceso imprescindible para un archivo.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

También solemos utilizar un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que nos permite convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia como resumen de este articulo.

Sigue leyendo