Ventajas de un archivo bien organizado

La información juega un papel muy importante en la competitividad de la empresas y en el campo de la innovación. Por lo que resulta de vital importancia poder disponer de una información fiable y actualizada en el momento adecuado. Esto ayudará a las empresas a tomar decisiones más eficaces y rentables.

En el entorno empresarial se maneja mucha información de distintos ámbitos que podemos clasificar en:

• Ambiental o externa, que es la información que entra en la empresa procedente del entorno. En este grupo se incluye la información cultural, científica, técnica, económica, jurídica, política, social, demográfica y sobre recursos naturales. Aporta información sobre el escenario económico o social, ayudándo a determinar los riesgos y oportunidades para la empresa.
• Interna: es la que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y débiles de la organización. Es muy importante usar herramientas que permitan reunir toda esta información, de manera que todos los miembros de la organización puedan compartirla y acceder a ella. Una buena forma de gestionarla es a través de la intranet de la empresa, facilitando su fluidez y evitando duplicidades.
• Corporativa es aquella que sale de la empresa hacia el exterior y que, por tanto, está relacionada con la imagen que ofrece a proveedores, clientes y al entorno en general. Además permite aportar información útil a la comunidad a la que pertenece la organización. Este tipo de información es muy importante, porque de ella dependerá la opinión que tenga el entorno sobre la empresa.

Con tanta información es muy importante contar con una buena gestión documental y un archivo bien organizado.

Gracias a ello la empresa podrá acceder rápidamente a una información fiable, legal y actualizada. Lo que le permitirá tomar buenas decisiones que garanticen la rentabilidad de la empresa. Además le será útil para hacer frente a posibles pleitos legales que puedan surgir con clientes y proveedores.

¿QUE APORTA UN ARCHIVO BIEN ORGANIZADO?

Una buena gestión documental y un archivo bien ordenado aportan muchas ventajas competitivas a la empresa, como por ejemplo:

1. Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por la empresa.
2. Acceder rápidamente a los documentos y a la información que contienen.
3. Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria de la empresa.
4. Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca.
5. Reducir costes en el mantenimiento y gestión de la documentación.
6. Optimizar el espacio en las instalaciones.
7. Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.
8. Controlar el acceso a la documentación, garantizando que se mantenga la confidencialidad de los datos sensibles.
9. Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, manteniendo bien custodiados los documentos originales.

 

HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS

Algunas de las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión del archivo son:

• Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo ni que tenga demasiados niveles.
• Ciclo de vida del documento: es un documento que recoge todas las series documentales gestionadas por la empresa, así como su trayectoria documental (descripción, quién la genera, transferencias, expurgo, etc.).
• Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.
• Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que indica su ubicación.