Conociendo la norma archivistica ISAD (G)

 

La ISAD (G) es una norma internacional utilizada para la descripción de documentos de archivo. Su nombre se corresponde con las siglas de “General International Standard Archival Description“, en castellano “Norma Internacional General de Descripción Archivistica”.

La elaboración de esta norma se inició en el año 1.990 de la mano del Consejo Internacional de Archivos, pero su versión definitiva no fue aprobada hasta el año 2.000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

A continuación vamos a comentar brevemente sus características principales y al final del post encontrareis una infografia sobre la ISAD (G). Podéis acceder a la norma completa en este enlace.

 

¿PARA QUE SE UTILIZA?

La norma ISAD (G) se utiliza para la descripción de documentos de archivo. Nos ayuda, por un lado, a identificar el fondo y/o documento y, por otro lado, a explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de vida, con el fin de hacerlo accesible.

Esta norma es aplicable a cualquier documento de archivo, independientemente de su tipo documental y de su soporte físico.

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11 actividades para visibilizar nuestro archivo

 

Difusion cultural en archivos

 

“Lo que no se ve, no existe”. Esta frase es aplicable a cualquier ámbito de la vida, incluida la archivistica.

Por esto, cada vez son más los archivos que quieren darse a conocer y difundir los documentos que custodian. Para ello llevan a cabo distintas actividades encaminadas a transmitir transparencia y a crear un vinculo con sus usuarios y con el entorno donde están ubicados.

Desde hace años los archiveros vienen trabajando en dar visibilidad a los archivos donde trabajan. Es una pena custodiar documentos tan interesantes para la historia y la memoria de la sociedad y que los ciudadanos no sepan que existen. Además abrir el archivo al publico en general nos permite:

  • Atraer a un publico no especializado, pero al que le puede interesar la información que custodia el archivo.
  • Conseguir un mayor respeto hacia el patrimonio documental y concienciar al visitante sobre la importancia de este patrimonio.
  • Aumentar la rentabilidad económica del archivo, al atraer un mayor numero de usuarios e investigadores.
  • Revalorizar los fondos, servicios y trabajo archivistico, aportando valor y visiblidad al trabajo de los archiveros.

Aparte de las actividades que pueda organizar el archivo para atraer visitantes, es muy importante la ubicación física del archivo. Por ejemplo, si el edificio está situado en una zona peatonal y cuenta con buenos accesos, será más fácil atraer personas. También ayuda que las instalaciones sean cómodas y agradables. Esto se puede conseguir con una buena iluminación para las salas de consulta y el uso de colores cálidos.

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¿Cómo inventariar nuestro archivo?

 

Hoy os propongo elaborar un inventario de vuestro archivo de empresa, e incluso de vuestro archivo personal.

El proceso es sencillo, aunque lleva sus horas de trabajo, sobre todo al inicio, ya que tenemos que meter los datos de todos los documentos que forman nuestro archivo. El mantenimiento suele ser mas llevadero, sobre todo si nos acostumbramos a realizarlo periódicamente y no dejamos que se nos acumulen demasiados documentos.

Es importante que los documentos y expedientes que vamos a inventariar estén bien ordenados y clasificados, de lo contrario, el proceso será lento, tedioso e incluso frustrante.

 

Inventario de nuestro archivo

 

Beneficios de tener inventariado nuestro archivo:

  • Breve descripción de todos los documentos que componen nuestro archivo.
  • Saber rápidamente y de un vistazo que documentos tenemos y donde están guardados. Es normal tener la documentación en varios armarios, cajones y otros sitios mas variopintos (detrás de puertas, debajo de mesas, etc.), lo que a veces nos puede hacer dudar de en qué lugar exacto tenemos el documento que buscamos.
  • Sirve de ayuda en los procesos de valoración y expurgo de series documentales.

 

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¿Digitalizamos nuestro archivo?

 

Digitalizacion de documentos

 

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental. Si bien es cierto que tener nuestros documentos digitalizados aporta muchas ventajas, no es un proceso imprescindible para un archivo.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

También solemos utilizar un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que nos permite convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia como resumen de este articulo.

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7 aspectos claves en la preservacion documental

 

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la conservación en archivos y bibliotecas es un tema de vital importancia y que entraña bastantes dificultades, ya que por un lado debemos preservar dichos materiales y la información que contienen y, por otro lado, esos documentos deben ser accesibles y poder ser manipulados por los usuarios y trabajadores.

Otro problema es que los fondos están formados por distintos tipos de materiales (manuscritos, mapas, periódicos, estampas, micropeliculas, fotografías, vídeos, materiales de audio, etc.), cada uno de los cuales requiere un tratamiento distinto de prevención.

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Archivos, ¿Qué son y qué hacen?

 

Aprovechando que el 9 de junio es el Dia Internacional de los Archivos, quiero compartir con vosotros una infografia que he elaborado sobre qué son los archivos y cuáles son sus principales funciones. Espero que sea de vuestro interés.

 

Infografia. ¿Que son los archivos y que funciones tienen?

 

¿Hay alguna cosa que echéis en falta en esta infografia?

 
 

¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

 

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano “Records management“, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que nos garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa, además de aprovechar los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa). Yo soy de las que opinan que el trabajo archivistico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

 

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivisticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo ni que tenga demasiados niveles.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
  • Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
  • Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo, y aquellos que pueden destruirse por ser innecesarios.
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.

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