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Archivo de la etiqueta: Normas

Conociendo la norma archivistica ISAD (G)

 

La ISAD (G) es una norma internacional utilizada para la descripción de documentos de archivo. Su nombre se corresponde con las siglas de “General International Standard Archival Description“, en castellano “Norma Internacional General de Descripción Archivistica”.

La elaboración de esta norma se inició en el año 1.990 de la mano del Consejo Internacional de Archivos, pero su versión definitiva no fue aprobada hasta el año 2.000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

A continuación vamos a comentar brevemente sus características principales y al final del post encontrareis una infografia sobre la ISAD (G). Podéis acceder a la norma completa en este enlace.

 

¿PARA QUE SE UTILIZA?

La norma ISAD (G) se utiliza para la descripción de documentos de archivo. Nos ayuda, por un lado, a identificar el fondo y/o documento y, por otro lado, a explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de vida, con el fin de hacerlo accesible.

Esta norma es aplicable a cualquier documento de archivo, independientemente de su tipo documental y de su soporte físico.

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Publicado por en 17 abril, 2017 en Archivos

 

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Normas Archivisticas

 

En nuestro post anterior “La Normalización en los Archivos” hicimos un breve repaso de aquellos procesos archivisticos en los que interviene la normalización. Nos quedo pendiente ver algunas de las normas archivisticas más utilizadas.

AENOR define norma como “un documento que simplifica, especifica y unifica un material, un producto, un ensayo, una unidad, una terminología. Un documento que debe reunir un conjunto de propiedades intrínsecas para su aceptación y cuya utilización sea fácil y eficaz. Que ayude a facilitar el trabajo estableciendo soluciones optimas a los problemas que se repiten.”

En el ámbito de los archivos encontramos gran variedad de normas. Las más difundidas son las que tratan sobre la descripción archivística (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, DTDs (EAD, EAC Y EAG), NEDA, NODAC, NOGADA, ARANOR, etc.), y sobre la gestión de documentos de archivo (ISO 15489, MoReq, etc.).

 

Distintas normas aplicadas a archivos

 

También encontramos normas que hacen referencia a cómo deben ser los edificios de archivo, la gestión de documentos, el formato y características del soporte papel para su archivo permanente, las cajas y cubiertas de archivo, la conservación a largo plazo de documentos electrónicos, la elaboración de indices y tesauros, los sistemas de reprografía, los requisitos para la encuadernación, las referencias bibliográficas, etc.

A continuación comentaremos brevemente algunas de estas normas:

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Publicado por en 4 julio, 2015 en Archivos

 

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La Normalización en los Archivos

 

Cuando pensamos en normalización, nos vienen a la mente términos como papeleo, rutina, perdida de libertad e independencia y otras ideas negativas.

Pero la normalización bien aplicada es una herramienta muy útil que nos facilita el trabajo y favorece el trabajo en equipo. Además de que nos ayuda a garantizar la calidad en los procesos y servicios de nuestra organización.

AENOR define la normalización como una “actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

Como en cualquier otro ámbito, en el trabajo archivistico también aplicamos normas. La utilización de normas nos ayuda a unificar criterios y procedimientos de trabajo, así como a garantizar la calidad y el acceso a la información contenida en los documentos que custodiamos en los archivos.

La normalización está muy presente en las distintas tareas que realizamos diariamente en los archivos. Por ejemplo en:

  • La planificación archivística, con la utilización de indicadores y medidores normalizados y la elaboración de instrumentos de control como los censos.
  • El tratamiento archivístico: usamos normas para identificar al órgano productor de los documentos, para denominar el tipo documental, para clasifica y describir los documentos, para crear indices que nos sirvan para realizar las búsquedas de información y para informatizar todos estos datos. Además en los depósitos instalamos los documentos en cajas y carpetas de tamaño normalizado.
  • La elaboración de cuadros de clasificación, ya que utilizamos los términos normalizados de las tipologias y series documentales.
  • Las transferencias, donde resulta fundamental la normalización de los términos utilizados en las relaciones de entrega, como la denominación del órgano remitente o las series documentales. Además el uso de criterios normalizados es fundamental a la hora de realizar el cotejo de los documentos que ingresan en el archivo.
  • Los estudios de análisis y valoración de series documentales y las propuestas de expurgo, en los que se han de tener en cuenta criterios de normalización y tener un amplio conocimiento de términos normalizados.

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Publicado por en 24 mayo, 2015 en Archivos

 

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