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Archivo de la etiqueta: Gestion de documentos

¿Digitalizamos nuestro archivo?

 

Digitalizacion de documentos

 

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental. Si bien es cierto que tener nuestros documentos digitalizados aporta muchas ventajas, no es un proceso imprescindible para un archivo.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

También solemos utilizar un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que nos permite convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia como resumen de este articulo.

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Publicado por en 7 noviembre, 2016 en Archivos

 

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¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

 

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano “Records management“, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que nos garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa, además de aprovechar los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa). Yo soy de las que opinan que el trabajo archivistico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

 

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivisticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo ni que tenga demasiados niveles.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
  • Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
  • Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo, y aquellos que pueden destruirse por ser innecesarios.
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.

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