11 actividades para visibilizar nuestro archivo

 

Difusion cultural en archivos

 

“Lo que no se ve, no existe”. Esta frase es aplicable a cualquier ámbito de la vida, incluida la archivistica.

Por esto, cada vez son más los archivos que quieren darse a conocer y difundir los documentos que custodian. Para ello llevan a cabo distintas actividades encaminadas a transmitir transparencia y a crear un vinculo con sus usuarios y con el entorno donde están ubicados.

Desde hace años los archiveros vienen trabajando en dar visibilidad a los archivos donde trabajan. Es una pena custodiar documentos tan interesantes para la historia y la memoria de la sociedad y que los ciudadanos no sepan que existen. Además abrir el archivo al publico en general nos permite:

  • Atraer a un publico no especializado, pero al que le puede interesar la información que custodia el archivo.
  • Conseguir un mayor respeto hacia el patrimonio documental y concienciar al visitante sobre la importancia de este patrimonio.
  • Aumentar la rentabilidad económica del archivo, al atraer un mayor numero de usuarios e investigadores.
  • Revalorizar los fondos, servicios y trabajo archivistico, aportando valor y visiblidad al trabajo de los archiveros.

Aparte de las actividades que pueda organizar el archivo para atraer visitantes, es muy importante la ubicación física del archivo. Por ejemplo, si el edificio está situado en una zona peatonal y cuenta con buenos accesos, será más fácil atraer personas. También ayuda que las instalaciones sean cómodas y agradables. Esto se puede conseguir con una buena iluminación para las salas de consulta y el uso de colores cálidos.

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¡Feliz Navidad!

 

Ya queda poco tiempo para despedir al año 2016. Se le va a echar en falta, ya que despues de estar juntos durante 366 dias, se le coge cariño. ¿No os parece?

Lo bueno de empezar un nuevo año, es que podemos hacer borron y cuenta nueva, y sacar adelante con energias renovadas aquello que nos hemos propuesto.

Os deseo unas felices fiestas, una buena despedida del año 2016 y una mejor entrada en el 2017.

¡¡Gracias a todos los que seguís este blog!!

 

Felicitacion navideña - Blog Dokutekana

 
 
 

¿Cómo inventariar nuestro archivo?

 

Hoy os propongo elaborar un inventario de vuestro archivo de empresa, e incluso de vuestro archivo personal.

El proceso es sencillo, aunque lleva sus horas de trabajo, sobre todo al inicio, ya que tenemos que meter los datos de todos los documentos que forman nuestro archivo. El mantenimiento suele ser mas llevadero, sobre todo si nos acostumbramos a realizarlo periódicamente y no dejamos que se nos acumulen demasiados documentos.

Es importante que los documentos y expedientes que vamos a inventariar estén bien ordenados y clasificados, de lo contrario, el proceso será lento, tedioso e incluso frustrante.

 

Inventario de nuestro archivo

 

Beneficios de tener inventariado nuestro archivo:

  • Breve descripción de todos los documentos que componen nuestro archivo.
  • Saber rápidamente y de un vistazo que documentos tenemos y donde están guardados. Es normal tener la documentación en varios armarios, cajones y otros sitios mas variopintos (detrás de puertas, debajo de mesas, etc.), lo que a veces nos puede hacer dudar de en qué lugar exacto tenemos el documento que buscamos.
  • Sirve de ayuda en los procesos de valoración y expurgo de series documentales.

 

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¿Digitalizamos nuestro archivo?

 

Digitalizacion de documentos

 

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental. Si bien es cierto que tener nuestros documentos digitalizados aporta muchas ventajas, no es un proceso imprescindible para un archivo.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

También solemos utilizar un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que nos permite convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia como resumen de este articulo.

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7 aspectos claves en la preservacion documental

 

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la conservación en archivos y bibliotecas es un tema de vital importancia y que entraña bastantes dificultades, ya que por un lado debemos preservar dichos materiales y la información que contienen y, por otro lado, esos documentos deben ser accesibles y poder ser manipulados por los usuarios y trabajadores.

Otro problema es que los fondos están formados por distintos tipos de materiales (manuscritos, mapas, periódicos, estampas, micropeliculas, fotografías, vídeos, materiales de audio, etc.), cada uno de los cuales requiere un tratamiento distinto de prevención.

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Selección y expurgo de colecciones en bibliotecas

En esta ocasión vamos a hablar sobre bibliotecas, que hacia mucho que no las mencionábamos, y mas concretamente sobre dos tareas imprescindibles para mantener una buena colección: la selección y el expurgo de obras.

Como sabéis la colección es la principal característica que define a una biblioteca, por lo que es sumamente importante mantener una colección actualizada y dinámica que resulte útil.

 

SELECCION

Una buena selección de fondos hará posible contar con una buena biblioteca y dar un buen servicio a los usuarios. Además nos permitirá optimizar los recursos económicos de los que disponemos, ya que no se puede comprar todo lo que se publica ni todo lo que se necesita. También facilita que el usuario pueda encontrar obras de calidad y otras menos conocidas, evitando la influencia excesiva de la publicidad y el marketing.

En la selección intervienen factores como:

  • El tipo de biblioteca, sus objetivos y servicios.
  • El presupuesto.
  • El tipo de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El entorno informativo.
  • La diversidad de soportes.

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Infografia: Fuentes de Información

 

Hoy quiero compartir con vosotros una infografia que he elaborado sobre las fuentes de información y los tipos de fuentes que nos podemos encontrar.

Lo primero es tener claro qué es una fuente de información.

Podemos definir fuente de información como cualquier tipo de documento que proporcione información, independientemente de su soporte, se haya creado o no para ese fin.

No se limitan únicamente a los documentos, también contemplan la información producida o procedente de instituciones o personas.

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