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¿Digitalizamos nuestro archivo?

 

Digitalizacion de documentos

 

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental. Si bien es cierto que tener nuestros documentos digitalizados aporta muchas ventajas, no es un proceso imprescindible para un archivo.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

También solemos utilizar un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que nos permite convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia como resumen de este articulo.

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Publicado por en 7 noviembre, 2016 en Archivos

 

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7 aspectos claves en la preservacion documental

 

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la conservación en archivos y bibliotecas es un tema de vital importancia y que entraña bastantes dificultades, ya que por un lado debemos preservar dichos materiales y la información que contienen y, por otro lado, esos documentos deben ser accesibles y poder ser manipulados por los usuarios y trabajadores.

Otro problema es que los fondos están formados por distintos tipos de materiales (manuscritos, mapas, periódicos, estampas, micropeliculas, fotografías, vídeos, materiales de audio, etc.), cada uno de los cuales requiere un tratamiento distinto de prevención.

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Publicado por en 9 octubre, 2016 en Conservacion Preventiva

 

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Selección y expurgo de colecciones en bibliotecas

En esta ocasión vamos a hablar sobre bibliotecas, que hacia mucho que no las mencionábamos, y mas concretamente sobre dos tareas imprescindibles para mantener una buena colección: la selección y el expurgo de obras.

Como sabéis la colección es la principal característica que define a una biblioteca, por lo que es sumamente importante mantener una colección actualizada y dinámica que resulte útil.

 

SELECCION

Una buena selección de fondos hará posible contar con una buena biblioteca y dar un buen servicio a los usuarios. Además nos permitirá optimizar los recursos económicos de los que disponemos, ya que no se puede comprar todo lo que se publica ni todo lo que se necesita. También facilita que el usuario pueda encontrar obras de calidad y otras menos conocidas, evitando la influencia excesiva de la publicidad y el marketing.

En la selección intervienen factores como:

  • El tipo de biblioteca, sus objetivos y servicios.
  • El presupuesto.
  • El tipo de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El entorno informativo.
  • La diversidad de soportes.

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Publicado por en 6 septiembre, 2016 en Bibliotecas

 

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Infografia: Fuentes de Información

 

Hoy quiero compartir con vosotros una infografia que he elaborado sobre las fuentes de información y los tipos de fuentes que nos podemos encontrar.

Lo primero es tener claro qué es una fuente de información.

Podemos definir fuente de información como cualquier tipo de documento que proporcione información, independientemente de su soporte, se haya creado o no para ese fin.

No se limitan únicamente a los documentos, también contemplan la información producida o procedente de instituciones o personas.

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Archivos, ¿Qué son y qué hacen?

 

Aprovechando que el 9 de junio es el Dia Internacional de los Archivos, quiero compartir con vosotros una infografia que he elaborado sobre qué son los archivos y cuáles son sus principales funciones. Espero que sea de vuestro interés.

 

Infografia. ¿Que son los archivos y que funciones tienen?

 

¿Hay alguna cosa que echéis en falta en esta infografia?

 
 

 
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Publicado por en 6 junio, 2016 en Archivos

 

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¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

 

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano “Records management“, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que nos garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa, además de aprovechar los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa). Yo soy de las que opinan que el trabajo archivistico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

 

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivisticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo ni que tenga demasiados niveles.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
  • Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
  • Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo, y aquellos que pueden destruirse por ser innecesarios.
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.

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El prestamo electrónico en las Bibliotecas de Euskadi

 

Ya hace mas de un año que lleva funcionando el préstamo de libros electrónicos en la Red de Bibliotecas Publicas de Euskadi y me parece un buen momento para realizar un breve análisis sobre el tema.

El 24 de noviembre de 2014 nació eLiburutegia, que en su sitio web se define así misma como “una plataforma que facilita la lectura de contenidos digitales a través de Internet, bien en streaming, en ordenador o en dispositivos móviles”. Es un servicio abierto a “todos los usuarios” de las bibliotecas publicas de Euskadi (más adelante entenderéis el porque de las comillas) y cuyo objetivo es convertirse en el eje propulsor de la lectura digital en Euskadi.

Como sabéis la Comunidad Autónoma del País Vasco decidió utilizar un sistema y plataforma independiente de eBiblio (el sistema de préstamo electrónico de las bibliotecas públicas de España, que entró en funcionamiento en septiembre de 2014).

Las condiciones del préstamo en ELiburutegia son:

  • Permite tener 3 libros a la vez en préstamo durante un periodo de 21 dias (no renovable).
  • El libro prestado puede leerse hasta en 6 dispositivos y 6 ordenadores simultáneamente.
  • Se puede solicitar hasta un máximo de dos reservas de libros en paralelo a los tres préstamos.
  • Cinco días antes de caducar el préstamo, el usuario recibe un email para recordarselo.

 

TRAS 1 AÑO DE FUNCIONAMIENTO DE ELIBURUTEGIA…

Recientemente el Gobierno Vasco ha dado a conocer las estadísticas sobre el uso de eLiburutegia durante el año 2015. Algunos datos a destacar son:

  • A finales del año 2015 el cátalogo de ebooks contiene 10.762 títulos, la mayoría de ellos están escritos en castellano y son novelas.
  • Cuenta con 54.000 licencias. Cada licencia da derecho a 20 prestamos.
  • De los 700.000 potenciales usuarios de eLiburutegia, solo 9.216 usuarios se han conectado alguna vez y 7.338 han realizado algún préstamo.
  • La mayoria de los usuarios prefieren descargarse el epub (88,92%) para poder leerlo en sus dispositivos, frente al streaming (11,08%).

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Publicado por en 4 abril, 2016 en Bibliotecas

 

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