Archivar documentos, pero ¿DÓNDE?


Libros apilados en horizontal sobre una estanteria

Una buena planificación en la instalación y almacenamiento nos ayudará a optimizar el espacio disponible y a minimizar el deterioro de los documentos. Una buena práctica es ubicar los documentos más consultados en zonas accesibles y “cómodas” para el documento y para el personal que tiene que consultarlo. Entre los daños más comunes que se pueden producir destacan: desgaste, abrasión, suciedad, rasgado y doblado.

Un aspecto importante a la hora de hablar de estanterías y muebles para guardar documentación es el de la aireación.
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Cómo proteger los documentos físicos

 

¿Cómo podemos proteger a nuestros documentos del deterioro producido por el paso del tiempo? ¿Realmente podemos lograrlo? Todos sabemos que nada dura eternamente, pero, poniendo nuestro granito de arena, que podemos conseguir que los documentos que custodiamos se mantengan en buen estado durante un largo periodo de tiempo.

El empleo de contenedores (cajas, sobres, fundas, etc.) es un método muy eficaz a largo plazo para proteger físicamente los documentos. Entre sus beneficios destacan:

  • Reducen las variaciones de humedad.
  • Impiden el paso del polvo.
  • Eliminan por completo la luz.
  • Los que son transparentes permiten consultar el documento sin manipularlo directamente.
  • Constituyen un almacenamiento seguro para los documentos de gran tamaño.

Las características fundamentales que debe presentar un contenedor son: resistencia, durabilidad y brindar protección.

 

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Manipular y Transportar los documentos sin dañarlos

¿Manejamos correctamente los documentos y los libros? ¿Los trasladamos desde el depósito a las salas de consulta de una manera segura? Ya sabemos que la manipulación y el transporte normal de las obras gráficas favorece su deterioro, pero si encima estas acciones se realizan de forma brusca y descuidada el daño será aún mayor. El descuido, la desorganización y el amontonamiento producen daños en los fondos que son fácilmente evitables.

Tanto la manipulación como el transporte de documentos y libros son tareas cotidianas en archivos y bibliotecas, por lo que resulta importante tenerlas en cuenta dentro de la Conservación. Resulta muy útil contar con unos procedimientos escritos y ratificados por los trabajadores y la dirección del centro para minimizar los posibles daños que se puedan producir durante la manipulación y transporte. Además estos procedimientos también nos ayudarán a garantizar la seguridad de los trabajadores y usuarios.

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¿Cómo podemos organizar los documentos de apoyo informativo?

  

¿Que hacemos con la publicidad y catálogos de proveedores que nos llegan? ¿Y con la legislación que atañe a nuestras actividades? Una vez consultadas y revisadas, ¿debemos conservarlas indefinidamente junto a nuestros documentos? O por el contrario, ¿las tiramos?
En este post queremos plantearos algunas sugerencias para el tratamiento documental de algunos de estos materiales. Se trata de tenerlos bien organizados y ordenados para poder localizar rápidamente la información que necesitamos.

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Campaña europea para regular la lectura electrónica en las bibliotecas

 

“El derecho a leer en electrónico” es la campaña que esta preparando EBLIDA para el día 23 de abril de 2014, coincidiendo con el Día internacional del Libro y el Día Internacional del Copyright. Para los que no conozcáis a EBLIDA os diremos que es la Federación Europea de Asociaciones de Bibliotecas, Información y Documentación. Si queréis saber más sobre ella podéis, consultar su pagina web.

Con esta campaña se busca concienciar, a los ciudadanos europeos en general y a los políticos europeos en particular, sobre las dificultades que están teniendo las bibliotecas para poder ofrecer libros en formato electrónico a sus usuarios. Se considera necesario aprobar una nueva ley sobre propiedad intelectual que garantice el acceso público a la información electrónica a través de las bibliotecas de la Unión Europea, respetando los derechos de sus autores y a un precio razonable, tal y como se viene realizando con los libros en soporte papel.

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La Lectura Fácil

  

El día 21 de marzo ALDEE organizó un taller sobre Lectura Fácil (LF), impartido por Blanca Mata de Lectura Fácil Euskadi. De una manera muy amena Blanca nos explicó los fundamentos de la LF y cómo funcionan los clubes de LF.
 
Lo que queremos con este post es colaborar en la difusión de la LF y para ello os comentaremos brevemente en qué consiste.

 

Cuando hablamos de materiales de LF nos estamos refiriendo a todo tipo de materiales (libros, paginas web, ebooks, etc.) que cumplen con las directrices establecidas por la IFLA (Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias) para las personas con dificultades lectoras en cuanto a:

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