6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

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Feliz Navidad 2017

 

¡Hola a todos!

Ya llegan las navidades y el nuevo año. Momentos para estar con la familia, pero también para comprar y comer mucho.

Quiero daros las gracias a todos los que seguís y visitáis este blog. Sin vosotros este blog no tendría sentido y probablemente no existiría. ¡Gracias!

Os deseo que paséis unas felices fiestas y que tengáis una buenísima entrada en el 2018.

 

Feliz Navidad 2017 - Dokutekana

 

 

¡¡ Feliz Navidad!!

 

 

La indizacion de documentos

A la hora de analizar el contenido de un documento disponemos de dos herramientas: la elaboración de resúmenes y la indización.

Ya en el post anterior vimos la creación de resumenes en los servicios de informacion, por lo que en este articulo abordaremos la indización de los documentos. Al final de este articulo encontrareis un resumen de este post en forma de infografia.

La indización tiene una doble finalidad. Por un lado, permite identificar y clasificar los documentos. Por otro lado, permite recuperar dichos documentos, utilizando los conceptos y materias sobre los que trata.

 

Indizacion de documentos - Dokutekana

 

¿QUE ES LA INDIZACION?

 

En el proceso de indización lo que hacemos es analizar el contenido del documento para extraer los conceptos o ideas esenciales que lo representan y posteriormente traducir estos conceptos a un lenguaje que permita localizarlos.

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El uso de resumenes en los servicios de informacion

Hace más de dos años redacte un post explicando brevemente qué era el análisis documental. A día de hoy es el más visitado con casi 18.000 visitas. Os dejo el enlace por si aún no habéis tenido la ocasión de leerlo “¿Qué es el análisis documental?

Visto el éxito de dicho post y como es bastante breve, he pensado dedicar este post y el siguiente al análisis del contenido de los documentos. En concreto ahora hablaremos sobre la elaboración de resúmenes y en el próximo sobre indización.

Al final encontrareis una infografia con las contenidos más relevantes de este post.

 

¿QUE ES UN RESUMEN?

Cuando resumimos un documento estamos proporcionando una breve y precisa descripción del contenido de dicho documento. Por lo que el resumen es un documento secundario, que representa al documento original.

La finalidad del resumen es representar el contenido de un documento para que los usuarios puedan conocer la información que contiene y encontrar lo que necesitan.

Aunque el resumen es un nuevo documento, incluye todos los aspectos destacados del documento original, ya que sigue el estilo y la ordenación de éste, evitando cualquier juicio de valor sobre el contenido.

 

Elaboracion de resumenes. Dokutekana
 
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Lenguajes para la recuperación de información

Este post lo vamos a dedicar a los lenguajes usados para la recuperación de información. El tema da para muchos posts, pero tranquilos que hoy solo haremos un breve repaso de alguno de estos lenguajes. Si queréis profundizar más en el tema me lo podéis pedir al final del post, en los comentarios.

Los lenguajes que vamos a ver hoy son:

  1. Listas de encabezamientos de materia.
  2. Listas de palabras clave o de descriptores libres.
  3. Tesauros.
  4. Clasificaciones.
  5. Ontologias.
  6. Taxonomias.
  7. Folksonomias.

 

 

LENGUAJES DOCUMENTALES

El concepto moderno de lenguaje documental surge a finales del siglo XIX, aunque su origen puede considerarse tan antiguo como la primera biblioteca.

Es en el siglo XIX cuando se publican dos obras emblemáticas en este campo: la Clasificacion Decimal de Dewey y las Reglas para un Catalogo Diccionario de Cutter (lista de encabezamiento de materia).

Los lenguajes documentales nos ayudan a organizar la información que contienen los documentos, bases de datos, intranets, etc., mediante el uso de términos seleccionados y controlados.

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El libro en el siglo XVI

¡Hola de nuevo! ¿Qué tal las vacaciones? He tenido descuidado el blog durante todo el verano porque he estado liada con nuevos proyectos, pero ya he vuelto. Espero que vosotr@s hayáis tenido un buen verano.

Como veis ha habido cambios en el blog. Ahora es más claro y creo que facilita la lectura. Espero que os guste.

En esta ocasión he decidido retomar la historia del libro para contaros cómo era el libro en el siglo XVI y la censura ejercida por parte de la Iglesia Católica y de los reyes españoles.

 

¿QUE PASO EN EL SIGLO XVI?

Para entender mejor la situación que vive el libro en el siglo XVI vamos a repasar brevemente algunos de los hitos mas importantes sucedidos en este siglo.

El siglo XVI es conocido como el “siglo de las Colonias”. En esta época España y Portugal se convierten en dos grandes potencias mundiales, gracias a sus exploraciones y conquistas. Además los reyes de ambos reinos están estrechamente vinculados debido a sus lazos familiares.

A nivel europeo, el siglo XVI es un periodo de auge económico y demográfico. También se produce un renacimiento de la agricultura y la ganadería. Esto se debe, por un lado, al crecimiento de la población y, por otro, a la llegada de nuevos productos de las tierras conquistadas y al envío de productos propios para intercambio.

La expansión mercantil europea que se produce a partir del siglo XVI, provoca que la burguesía cobre cada vez mas importancia y que en siglos posteriores intente lograr mas poder político y económico.

En el ámbito religioso, por un lado, Martin Lutero inicia su reforma protestante con la que trata de discutir la autoridad del Papa y de la Iglesia Católica. Por otro lado, Enrique VIII crea la iglesia anglicana para poder divorciarse sin necesidad de la intervención papal.

La Iglesia Católica para intentar contrarrestar la reforma protestante de Lutero, convoca el Concilio de Trento, donde establece:

  • La reanudacion del tribunal del Santo Oficio (Inquisicion)

  • La creación del Index Librorum Prohibitorum, que era una lista de libros prohibidos para los católicos.

  • La incentivación de la catequización de los habitantes de América, con la creación de nuevas ordenes religiosas.

Tras este breve resumen sobre el siglo XVI veamos cómo eran los libros en esta época.

 

Arte de Navegar. Libro impreso en el siglo XVI
Arte de navegar, año 1545. Impreso en Valladolid en casa de Francisco Fernández de Córdoba.
Fuente: Biblioteca Nacional de España.

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¿Cómo organizar la biblioteca de tu empresa?

 

Todas las empresas por pequeñas que sean cuentan con recursos y materiales para poder crear su propia biblioteca.

¡Ojo! Cuando hablamos de una biblioteca, nos referimos a una colección ordenada, y no a un monton de libros, revistas, enciclopedias y otros materiales bibliograficos colocados en estanterias sin ningun orden ni control.

 

Materiales para formar una biblioteca

 

¿No te gustaría que tu empresa contase con una biblioteca que reuniese todos los materiales bibliograficos en un unico lugar y que estuviese a disposición de todos los trabajadores?

Si aún no lo tienes claro, vamos a enumerar alguno de los beneficios que aporta tener una biblioteca:

  • Nos permite una mejor racionalización y gestión del espacio.
  • Aprovechamos mejor los recursos. Por un lado, reducimos costes al evitar las adquisiciones duplicadas y al poder saber si hemos recibido todos los numeros de una revista a la que estamos suscritos. Por otro lado, ahorramos tiempo, ya que sabemos en todo momento los materiales que tenemos y dónde los podemos encontrar.
  • Los materiales bibliograficos están a disposición de más personas y por tanto se les puede sacar un mayor rendimiento.

¿Te has convencido ya de que a tu empresa le conviene tener una biblioteca? Pues vamos a ver que herramientas necesitamos y cómo lo hacemos.

Al final del post encontrareis una infografia con el resumen del post.

 

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