6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

 

 

2. COMUNICACION POCO FLUIDA ENTRE DEPARTAMENTOS

En muchas ocasiones hay una escasa comunicación entre departamentos, cuestión que también afecta a la organización de los documentos.

Ésto se traduce en que se duplican documentos. La gente hace copias de los documentos, porque no se fían de la organización del otro departamento y tienen miedo de que cuando los necesiten no aparezcan.

También puede provocar que una misma serie documental se encuentre clasificada y ordenada de distinta manera según el departamento. Por ejemplo, te puedes encontrar facturas de proveedores ordenadas:

  • por año y dentro de éste por orden alfabético, según el nombre del proveedor.
  • por año y dentro de éste por numero correlativo de factura.
  • según el código del proyecto al que pertenezcan.

El mayor problema de todo ésto se genera al llegar al archivo central, porque te encuentras con una misma serie documental ordenada de distinta manera, con lo que cuesta más saber si son duplicados.

 

 

3. HERRAMIENTAS OFIMATICAS INADECUADA

El presupuesto destinado a archivo suele ser bastante pequeño, con lo que en muchas ocasiones no se cuenta con las herramientas adecuadas.

Un caso habitual es el de las herramientas ofimaticas que se usan en los archivos. En vez de usar un programa especifico para la gestión y control de documentos, nos tenemos que conformar con una base de datos en access e incluso con una hoja de calculo en excel que nos sirva para inventariar y controlar el contenido del archivo.

También puede darse el caso contrario (aunque es menos frecuente), que la empresa invierta una gran cantidad de dinero en diseñar un “super” programa personalizado para gestionar el archivo. En estos casos a veces se les “olvida” contar con la ayuda de un profesional de la información, con lo que el programa es muy bonito, pero no cubre las necesidades del archivo y termina no siendo nada útil ni eficaz.

 

 

4. PERSONAL SIN FORMACION ARCHIVISTICA

Además de que en algunas ocasiones no existe un archivero, la empresa no forma a sus trabajadores en cómo organizar adecuadamente sus archivos, por lo que cada persona hace lo que puede y utiliza su sentido común. Sentido que no siempre es tan común.

A veces la organización de la documentación puede quedar en manos de unas pocas personas, las consideradas mas organizadas, con lo que si ellas faltan o se las cambia de puesto acontece el caos documental.

 

 

5. PROCEDIMIENTOS NO ESCRITOS

Si la empresa tiene implantado un sistema de gestión de la calidad, es más fácil que te encuentres unos procedimientos de gestión documental por escrito y actualizados, aunque no es garantía de ello.

Por desgracia en muchas empresas es muy habitual no contar con unos procedimientos por escrito, que puedan ser consultados por todos los trabajadores y así seguir unos criterios normalizados en la clasificación, ordenación, instalación, transferencia, expurgo de documentos, etc.

En la elaboración de estos procedimientos deberían participar los responsables y trabajadores de todos los departamentos de la empresa, así como el personal del archivo.

La no existencia de unos procedimientos comunes conlleva que cada trabajador organice su documentación “a su manera”.

 

 

6. NO EXISTE UNA POLITICA DE VALORACION Y EXPURGO

Muchas empresas se ven agobiadas por la gran cantidad de documentos que tienen y el poco espacio para guardarlos del que disponen. Una de las razones es que guardan todos los documentos, ya que nadie se atreve a tirar nada.

Para evitar esta situación es muy importante contar con una buena estrategia de valoración y expurgo de los documentos. Esto permitirá decidir que documentos son realmente necesarios guardar, una vez pasada su utilidad administrativa, y cuales pueden ser destruidos. De esta manera optimizamos el espacio y ahorramos costes.

Otra sencilla practica relacionada con la valoración y expurgo sería que cuando una persona deja su puesto de trabajo, por jubilación o cese, se haga una revisión de la documentación que deja. Así evitamos cajas perdidas en armarios y almacenes que no se saben lo que tienen.

 

 

 

¿Que te ha parecido? ¿Qué otros errores añadirías tú? ¿Te has encontrado con alguna de las situaciones descritas?

 

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6 comentarios en “6 errores comunes en los archivos de empresa

  1. Anónimo

    Buenas dias
    el octavo error, que hay personal capacitado en el área de Gestión Documental y no hace las respectivas capacitaciones, de el porque mandar los documentos o información documenta organizada, legajada,rotulada, foliada etc….

    Le gusta a 1 persona

    1. Hola Cecilia. Estoy de acuerdo contigo, muchas veces no tienen claro lo que es un documento de archivo.
      De hecho otro error común es no distinguir entre documento de archivo y documentación de apoyo informativo (legislación, folletos, catálogos, etc.) con lo que conservan todo.
      Gracias por tu aportación. Un cordial saludo.

      Me gusta

  2. María Claudia Villate Rodríguez

    En cuanto al error 6 que mencionas yo lo complementaria de la siguiente forma: Las empresas deben velar para que se cree una única politica de valoración y expurgo que no se contriga con el control de documentos de las políticas de calidad.

    Le gusta a 1 persona

    1. Muy buena puntualización.
      Además a raiz de tu comentario se me ocurre un septimo error que se suele cometer: no incluir al archivo dentro de los procesos y procedimientos de la empresa. Como si el archivo fuese algo independiente y no necesario en el día a día de la gestión de la empresa.
      Gracias por comentar Maria Claudia. Un cordial saludo.

      Me gusta

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