Conociendo la norma archivistica ISAD (G)

 

La ISAD (G) es una norma internacional utilizada para la descripción de documentos de archivo. Su nombre se corresponde con las siglas de “General International Standard Archival Description“, en castellano “Norma Internacional General de Descripción Archivistica”.

La elaboración de esta norma se inició en el año 1.990 de la mano del Consejo Internacional de Archivos, pero su versión definitiva no fue aprobada hasta el año 2.000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

A continuación vamos a comentar brevemente sus características principales y al final del post encontrareis una infografia sobre la ISAD (G). Podéis acceder a la norma completa en este enlace.

 

¿PARA QUE SE UTILIZA?

La norma ISAD (G) se utiliza para la descripción de documentos de archivo. Nos ayuda, por un lado, a identificar el fondo y/o documento y, por otro lado, a explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de vida, con el fin de hacerlo accesible.

Esta norma es aplicable a cualquier documento de archivo, independientemente de su tipo documental y de su soporte físico.

 

¿CUALES SON SUS OBJETIVOS?

Entre los objetivos que persigue la norma ISAD (G) se encuentran:

  • Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explicitas.
  • Facilitar la recuperación y el intercambio de información relativa a los documentos de archivo.
  • Compartir los datos de autoridad.
  • Posibilitar la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

 

¿CUAL ES SU ESTRUCTURA?

La descripción archivistica con ISAD (G) es jerárquica y multinivel. Se empieza describiendo lo general y se va bajando hacia lo particular, es decir, se empieza con la descripción del fondo y se va concretando hasta llegar a la unidad documental.

Por lo tanto, podemos encontrarnos descripciones a nivel de fondo, serie, expediente y documento. También pueden aparecer niveles intermedios como subfondos o subseries.

 

ISAD (G). Descripción multinivel.

 

Además cuenta con un glosario de términos acompañados de sus definiciones, lo que facilita la normalización de la terminologia utilizada en la descripción.

 

¿QUE ELEMENTOS CONTIENE?

La norma ISAD (G) está organizada en 7 áreas de descripción:

  1. Identificación: incluye la información esencial para identificar la unidad de descripción.
  2. Contexto: trata sobre el origen y la custodia de la unidad de descripción.
  3. Contenido y estructura: describe el objeto y la organización.
  4. Acceso y uso: ofrece información sobre las condiciones de acceso y utilización.
  5. Documentación asociada: en este apartado se incluyen aquellos documentos relacionados con los que estamos describiendo.
  6. Notas: aquí incluimos la información especial y aquellos datos que no hayamos podido incluir en ningún otro área y que consideremos de interés.
  7. Control de descripción: en esta área identificamos cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivistica.

En total contamos con 26 elementos (tal y como se ve en la infografia de abajo) para poder realizar la descripción archivistica, aunque no es obligatorio utilizar todos, sino solo aquellos que se adecuen a nuestro nivel de descripción y a la naturaleza de la unidad de descripción.

 

RECOMENDACIONES

Algunas cuestiones a tener en cuenta al realizar la descripción archivistica de un fondo o documento empleando la ISAD (G):

  • Proporcionar solo la informacion adecuada al nivel que estamos describiendo. Por ejemplo, si estamos describiendo un fondo no dar una descripcion detallada del contenido de los expedientes.
  • Evitar repetir la misma información en las distintas áreas. Poner la información común en los niveles superiores y no volver a repetirla en las inferiores cuando estamos describiendo las partes que lo componen.
  • Para el intercambio internacional de la información descriptiva solo se consideran esenciales los elementos: codigo de referencia, titulo, productor, fechas, extensión de la unidad de descripción y nivel de descripciones.
  • Para elaborar los puntos de acceso se recomienda utilizar la norma internacional ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivisticos para Entidad, Personas y Familias.

 

 

Norma ISAD (G) para descripcion archivistica

 
 
 

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