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¿Digitalizamos nuestro archivo?

07 Nov
 

Digitalizacion de documentos

 

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental. Si bien es cierto que tener nuestros documentos digitalizados aporta muchas ventajas, no es un proceso imprescindible para un archivo.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

También solemos utilizar un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) que nos permite convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia como resumen de este articulo.

 

RECOMENDACIONES IMPORTANTES A LA HORA DE DIGITALIZAR

Antes de empezar a digitalizar, es importante realizar una reflexión y análisis sobre si nos va a compensar hacerlo. Tened en cuenta que digitalizar supone un coste económico, de recursos y de tiempo, y ya sabemos que los archivos normalmente no cuentan con un gran presupuesto. Por ejemplo, en empresas pequeñas, que cuentan con un único centro de trabajo y en el que esta incluido el archivo físico, quizá no necesitamos digitalizar. En cambio en grandes empresas con varios centros de trabajo sí que resulta muy útil para el trabajo diario, ya que un mismo documento puede ser consultado desde distintos puestos de trabajo de una manera rápida.

Otra cuestión sobre la que debemos reflexionar es si vamos a digitalizar todo nuestro archivo o solo una parte. Igual nos conviene digitalizar solo las series documentales de consulta frecuente y urgente, los documentos con información relevante o los documentos deteriorados para poder asegurarnos la conservación de la información que contienen.

Otro aspecto importante a analizar es el objetivo que perseguimos. No es lo mismo digitalizar documentación administrativa actual y de uso diario, que digitalizar un documento antiguo para garantizar su conservación sin limitar el acceso a su contenido. Tampoco es lo mismo digitalizar para conservar que para difundir, ya que las especificaciones técnicas del proceso varían. Por ejemplo, si queremos escanear los documentos para difundirlos a través de nuestra web nos puede valer con un archivo electrónico con formato JPEG, PNG o PDF. En cambio si lo que buscamos es la conservación puede ser más conveniente optar por un formato TIFF o RAW.

No olvidéis que los documentos que van a ser digitalizados tienen que estar bien clasificados y ordenados de manera que puedan localizarse rápidamente. Si nuestro archivo no esta bien ordenado, la digitalización será mucho mas compleja y no nos resultará útil. Los documentos electrónicos deben seguir el mismo cuadro de clasificación que los documentos en papel.

 

“La digitalización por si misma no va a resolver nuestros problemas de gestión documental.”

 

El escaneo de documentación debe realizarse de una manera organizada y meticulosa para evitar mezclar, traspapelar y/o romper documentos. Además se deben elaborar hojas de incidencias para reflejar todo aquello que consideremos de intereses, desde errores de foliado hasta rotura de documentos. Es muy recomendable utilizar software libre, ya que así nos aseguramos de que siempre podremos utilizarlo y adaptarlo a nuestras necesidades.

Cada documento o expediente debe ir debidamente identificado con sus correspondiente metadatos, lo que nos permitirá identificar, autentificar y contextualizar los registros, además de suministrarnos información sobre su contexto, contenido, estructura y gestión a lo largo del tiempo.

También es necesario realizar copias de seguridad y según avance la tecnología tendremos que valorar si es necesario realizar una migración a otros soportes.

 

BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE DIGITALIZAR NUESTRO ARCHIVO

Como todo en esta vida, la digitalización de documentos tienen sus cosas buenas y sus cosas no tan buenas, aunque es verdad que tiene mas ventajas que desventajas.

Entre los beneficios mas destacados están:

  1. Ahorro de espacio físico.
  2. Facilita la recuperación y consulta de la información contenido en los documentos.
  3. Permite la consulta simultanea de un mismo documento en varios puestos de trabajo separados físicamente.
  4. Ayuda en la conservación del documento original, a la vez que permite el acceso a la información que contiene.
  5. Facilita la reproducción, ya que podemos imprimir tantas copias como deseemos.
  6. Ayuda a garantizar el acceso y confidencialidad de los documentos, ya que permite limitar el acceso al documento.
  7. Ayuda en la valoración y expurgo de documentación, ya que comenzar un proceso de digitalización requiere de una reflexión y análisis previo sobre los documentos que deben ser escaneados. Esto también nos puede ayudar a identificar aquellos documentos que han perdido su valor administrativo, informativo y/o histórico.

A la hora de hablar de inconvenientes debemos tener en cuenta que requiere de una inversión económica para la compra del equipo y software de digitalización o para contratar una empresa externa especializada. También es necesario formar a los usuarios en el manejo del sistema de gestión documental. Además con la evolución de la tecnología, los soportes se van quedando obsoletos y es necesario realizar migraciones a otros nuevos.

 

En la siguiente infografia podeis ver resumido el contenido de este post:

 

Infografia sobre la digitalizacion de archivos

 

PARA SABER MAS…

Tutorial de digitalización de imagenes elaborado por la Universidad de Cornell.

 
 

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Publicado por en 7 noviembre, 2016 en Archivos

 

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