Archivar documentos, pero ¿CÓMO?

¿Cómo debemos colocar los libros y documentos en las baldas? ¿En vertical o apilados horizontalmente? ¿Da lo mismo colocar un libro pequeño junto a dos grandes? A continuación vamos a intentar contestar a estas y otras preguntas sobre la instalación de los documentos y libros en las estanterias.

   

Buenas prácticas en la instalación de los libros:

  • Deben colocarse en posición vertical, es decir, sin quedar inclinados, para evitar que se deformen. Sabemos que mantenerlos en esta posición no es nada sencillo, ya que la gravedad juega en nuestra contra.
  • Un truco para evitar que se inclinen es llenar los estantes, pero siempre dejando espacio suficiente para poderlos retirar sin dañarlos y sin pelearnos con ellos. Otra opción puede ser el uso de soportes. Estos soportes deben tener superficies lisas y bordes anchos para evitar que las encuadernaciones se desgasten y que las hojas se rasguen o plieguen.
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    Libros con soportes

  • No debemos almacenar los volúmenes grandes al lado de los pequeños, ya que no les ofrecen el soporte adecuado.
  • No es recomendable apilar los libros en horizontal sobre los estantes. Si no queda más remedio, aconsejamos no apilar más de tres ejemplares. Lo ideal es que todos los libros que se apilen, y sobre todo los de encuadernaciones de especial valor, sean colocados en cajas individuales para evitar abrasiones.
  • Al retirar un libro de la estantería no debe cogerse por la cofia (parte superior del lomo), ya que esto puede debilitar y hacer que el lomo se desprenda de la encuadernación, con lo que tendremos un libro mutilado.
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    Cómo sacar un libro de la balda

  • Para poder retirar fácilmente un volumen, primero deben empujarse un poco los libros que se encuentran a ambos lados. Ya sabemos que da pereza, pero es mejor que tirar del libro hasta que conseguimos sacarlo.
  • Al sacar una o más obras deben reajustarse los libros y los soportes que queden en la estantería para evitar que se inclinen.
  • Cuando se saca un libro de gran tamaño, éste debe ser levantado con ambas manos. Si está almacenado horizontalmente, los volúmenes de encima se deben transferir a una balda vacía o a un carrito para libros.
  • Durante el traslado evitaremos construir torres de libros. No somos arquitectos y las vibraciones provocadas por el movimiento pueden desestabilizar los cimientos de tan bonita construcción y hacer que los libros caigan, con el consiguiente daño para ellos y para la persona a la que se les caiga encima.
  • Deben colocarse separados de la pared para facilitar el flujo de aire a su alrededor. Cuando se almacenan en un armario, es necesario colocarlos separados de la parte posterior del mismo, que a su vez estará separado de la pared.
  • No deben sobresalir de los estantes hacia los pasillos, ya que corren el riesgo de ser golpeados o dañados. Además de lo que duele golpearse con ellos.
  • Los libros pequeños, estructuralmente fuertes, deben colocarse en posición vertical.
  • Los libros de gran tamaño, pesados y estructuralmente débiles o dañados, deben almacenarse horizontalmente, a fin de darles el soporte total que requieren.
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    Libros en estanterias

  • Las encuadernaciones de papel y tela no deben guardarse en contacto directo con las encuadernaciones de cuero, pues la acidez y los aceites del cuero emigran hacían el papel y la tela acelerando su deterioro.
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    Libros en estanterias

   

Buenas prácticas en la instalación de documentos no encuadernados:

  • Deben colocarse dentro de un estuche de conservación (caja, carpeta, encapsulado u otros), sobre todo los soportes que son altamente sensibles a las fluctuaciones de temperatura y humedad relativa, como los pergaminos.
  • Se deben almacenar juntos objetos del mismo tamaño y categoría, ya que las diferencias en volumen y peso pueden provocar daño físico. Se debe evitar almacenar en un mismo contenedor hojas sueltas junto a libros o folletos.
  • No debemos almacenar juntos soportes de distintas calidades. Hay que evitar que periódicos y papeles de baja calidad se mantengan en contacto directo con documentos históricos y manuscritos que estén en papel de mejor calidad.
  • No usar celo, porque debilita el papel y lo amarillea. Ya sabemos que con un celo en la mano nos sentimos los mejores restauradores del mundo y podemos hacer maravillas, pero pensad en el daño que sufrirá el papel con el paso del tiempo. Os recomendamos la lectura del interesante post ¡Malditos celos! de Rita Udina.
  • Todos los agentes susceptibles de oxidarse, como grapas o clips, deben retirarse cuidadosamente y sustituirse por unos que no se oxiden o mejor por ninguno. Es una pena porque hay clips de tantos colores…
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    Documentos con clip oxidado

  • Cuanto más valioso o frágil sea el documento menos hojas se colocarán en la carpeta. No colocaremos más de 10 o 15 hojas en cada carpeta. Si se os acaban las carpetas pedid más al departamentos de compras, ya veréis que contentos se ponen.
  • En el caso de fotografías es mejor que cada ejemplar tenga su propio estuche. Los de papel no dejan ver la fotografía, por lo que hay que sacarla. Una buena opción son los de plástico (poliester, polietileno o polipropileno) porque permiten ver el ejemplar sin sacarlo de la funda, reduciendo así el deterioro por manipulación. Se deben almacenar horizontalmente en cajas y los estuches deben tener el mismo tamaño, independientemente del de la fotografía.

   

Bueno, pues éstas son algunas de nuestras recomendaciones para minimizar el deterioro de nuestros documentos y archivos mientras permanecen en las estanterías.

¿Qué otras prácticas destacaríais vosotros?

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