Archivar documentos, pero ¿DÓNDE?

Una buena planificación en la instalación y almacenamiento nos ayudará a optimizar el espacio disponible y a minimizar el deterioro de los documentos. Una buena práctica es ubicar los documentos más consultados en zonas accesibles y «cómodas» para el documento y para el personal que tiene que consultarlo. Entre los daños más comunes que se pueden producir destacan: desgaste, abrasión, suciedad, rasgado y doblado.

Un aspecto importante a la hora de hablar de estanterías y muebles para guardar documentación es el de la aireación.

No debemos olvidarnos de ventilar periódicamente los armarios. Podemos dotarlos con rejillas u orificios en zonas altas y bajas para facilitar la renovación interior del aire.

Una buena opción para regular las condiciones ambientales es dotar a armarios, estanterías densas, cajas fuertes, vitrinas y contenedores de un falso fondo donde poder introducir agentes desecantes, humectadores, insecticidas o fungicidas, según las necesidades.

Otro aspecto a tener en cuenta, es el de la limpieza. Es muy importante mantener limpio el mobiliario y las instalaciones, de esta manera dificultamos la proliferación de actividad biológica (roedores, microorganismos, etc.) y cuidamos nuestra salud.

 

FORMATOS EXTRAORDINARIOS

 

Donde más deterioro se suele producir es en los formatos de gran tamaño, como mapas y planos, ya que no siempre es fácil encontrar un armario o contenedor adecuado a su formato y muchas veces no se puede hacer frente al gasto extra que supone encargar un armario de dimensiones no estándar.

En estos casos nos vemos obligados a doblar, enrollar e incluso a cortar los documentos, prácticas que como ya sabemos no son nada recomendables ya que:

• Al doblar los documentos debilitamos el papel, pudiendo hacer que se rompa por las dobleces.
• Enrollar los documentos dificulta su almacenamiento y consulta.
• Al cortar mutilamos y alteramos el documento, con lo que pierde su valor. Este caso solo es aplicable a documentos formados por varias hojas. Además necesitamos de un experto restaurador que separe las hojas y las vuelva a unir posteriormente.

Los documentos de gran formato pueden almacenarse en vertical u horizontal. La instalación vertical es la más moderna, aunque no la más eficaz, ya que el peso de los mapas puede producir roturas en los puntos de sujeción.

La desventaja del almacenamiento horizontal en planeros estriba en que en un mismo cajón se ubican varios documentos, lo que implica que en muchas ocasiones haya que mover todos para consultar uno solo.

 

ESTANTERIAS

 

Las estanterías, junto con muebles más especiales como archivadores o planeros, son una parte fundamental de los depósitos documentales.

En los archivos la estantería tiene una mayor profundidad de balda que en las bibliotecas, ya que los documentos y contenedores que alberga suelen ser más grandes que los libros.

Los archivos compactos son una buena opción para lugares pequeños y con un gran volumen de documentación, ya que permite optimizar el espacio y la capacidad del depósito. Lo malo es que al ser un almacenamiento casi hermético, se debe revisar a menudo la aireación y los sistemas de climatización. Además debemos asegurarnos de que los documentos o cajas que los albergan están bien sujetos, ya que al mover las baldas pueden sufrir caídas.

 

¿ESTANTERIAS DE MADERA O METÁLICAS?

 

¿A que es una buena pregunta? Esta es una de las muchas dudas que nos pueden surgir a la hora de adquirir las estanterías donde colocar nuestra documentación. Como os podéis imaginar cada tipo de material tiene sus ventajas e inconvenientes.

Entre los inconvenientes de las estanterías de madera podemos destacar que:

• son combustibles.
• pueden ser atacadas por insectos.
• los compuestos selladores y adhesivos de la madera emiten ácidos perjudiciales.
• las estanterías de madera joven o resinosa pueden transmitir acidez a los documentos y a las cajas. Siendo la madera de roble la que desprende mayor acidez volátil.

Por todo ello, es mejor utilizar las estanterías metálicas en vez de las de madera. Es recomendable que las metálicas estén recubiertas con materiales anticorrosivos y estables que impidan su oxidación.

Algunos revestimientos de esmalte horneado pueden generar daños a largo plazo por la emisión de sustancias volátiles.En su lugar, se recomiendan muebles de acero con revestimiento en polvo, ya que evitan la emisión de gases procedentes del esmalte horneado.

Los muebles de aluminio anodinado se consideran la opción más adecuada para los materiales más sensibles, aunque también es la más costosa.

 

CARACTERISTICAS DE LAS ESTANTERIAS EN LOS ARCHIVOS

 

Aquí os dejamos algunas cuestiones a tener en cuenta con respecto a las estanterías:

• • Las dimensiones de las baldas normalizadas oscilan entre 60 a 100 cm de largo por 25 a 40 cm de ancho. Escogeremos las que mejor se adecuen al formato de los documentos, de manera que no sobresalgan y puedan sufrir daños por el roce o por una colocación indebida.
  • La balda debe ser sólida, es decir, que no se arquee al soportar una carga de 100 kg/m.
  • La separación de las baldas ha de facilitar el manejo de los documentos y permitir su aireación y limpieza. Se evitarán zonas o rincones inaccesibles.
  • Mejor si no tienen aristas, salientes ni superficies rugosas, ya que así evitamos daños en los documentos y en las personas.
  • Conviene colocar las estanterías separadas de las paredes para facilitar la aireación y evitar la condensación de humedad.
  • Las estanterías de rejilla metálica son apropiadas para materiales almacenados en cajas, ya que favorecen la aireación.

• La balda más alta debe permitir a una persona de estatura normal alcanzar los documentos allí depositados sin necesidad de escaleras. Se aconseja una altura máxima de 2,10 m.
• La balda más baja debe estar como mínimo a 6 cm del suelo para una mayor comodidad al colocar los cajas y para facilitar la aireación.

En el siguiente post «Archivar documentos, pero ¿cómo?» daremos algunas pautas sobre cómo colocar los documentos y los libros en las estanterías para minimizar los daños que puedan sufrir.