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Manipular y Transportar los documentos sin dañarlos

05 Nov

¿Manejamos correctamente los documentos y los libros? ¿Los trasladamos desde el depósito a las salas de consulta de una manera segura? Ya sabemos que la manipulación y el transporte normal de las obras gráficas favorece su deterioro, pero si encima estas acciones se realizan de forma brusca y descuidada el daño será aún mayor. El descuido, la desorganización y el amontonamiento producen daños en los fondos que son fácilmente evitables.

Tanto la manipulación como el transporte de documentos y libros son tareas cotidianas en archivos y bibliotecas, por lo que resulta importante tenerlas en cuenta dentro de la Conservación. Resulta muy útil contar con unos procedimientos escritos y ratificados por los trabajadores y la dirección del centro para minimizar los posibles daños que se puedan producir durante la manipulación y transporte. Además estos procedimientos también nos ayudarán a garantizar la seguridad de los trabajadores y usuarios.

 

MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS

Como bien sabemos, el fin principal de los documentos es servir de testimonio en cualquier ámbito, ya sea legal, político, económico, social, cultural, histórico, etc. Obviamente para poder cumplir con este objetivo, se requiere poder consultarlos y, por tanto, manejarlos. Sin embargo, un uso y consulta continuada puede provocar daños en los documentos.

Los daños que se pueden producir como consecuencia de una manipulación inadecuada son:

  • La aparición de manchas de grasa y suciedad por contacto con las manos.
  • La rotura de la encuadernación y el desprendimiento de las hojas si no tenemos cuidado al pasar las páginas.
  • El desgaste y daños en la estructura, al sacar los libros y documentos de las estanterías y de las cajas de archivo.
  • La rotura de las hojas y el desprendimiento de sus bordes, como resultado de golpes, roces y ataduras fuertes de los legajos.

Algunas recomendaciones a la hora de manipular los documentos y libros:

  • Disponer de espacio suficiente al retirar los documentos de sus cajas y colocarlos sobre la mesa de trabajo.
  • Poner la caja en horizontal sobre una superficie plana para extraer los documentos sin provocar tensiones.
  • Consultar los documentos lo mínimo imprescindible. Si la obra está dañada es mejor consultar una copia o facsímil.
  • La encuadernación de los documentos supone un buen método de protección, pero se deben usar materiales libres de ácido y de elementos nocivos.
  • Lavarse las manos antes y después de manipular los documentos. El uso de guantes no es necesario si tenemos las manos limpias y sin crema hidratante ni laca de uñas. Sin embargo, es una práctica recomendable, ya que a veces los documentos pueden contener microorganismos y otras sustancias nocivas para el ser humano.
  • No se deben hacer marcas ni borrar o corregir nada escrito en los documentos.
  • No se debe afilar los lápices cerca de los documentos para evitar ensuciarlos.
  • No comer, beber ni fumar cerca de los documentos.
  • Las hojas de los documentos no se deben arrugar, plegar ni doblar, ya que estás acciones debilitan el papel pudiendo producir su rotura.
  • Al tomar notas no hay que apoyar el papel sobre el documento ni inclinarse sobre el mismo.
  • No usar instrumentos cortantes cerca de los documentos.
  • Cuando se saca un libro de gran tamaño almacenado horizontalmente, los volúmenes de encima deben ser transferidos a una balda vacía o a un carrito.
  • Las obras de gran tamaño deben ser levantadas con ambas manos.
  • Se deben evitar los marcapáginas ajenos, es decir, los no originales.
  • No usar clips, grapas ni gomas para agrupar documentos.
  • No usar celo para repararlos, porque el celo debilita el papel y lo amarillea.

 

TRASLADO DE DOCUMENTOS

Los equipos de transporte (montacargas, carros, etc.) producen daños en las obras gráficas durante el desplazamiento, sobre todo cuando los suelos no son uniformes o las puertas están desniveladas.

Durante dicho traslado las obras reciben golpes e impactos que producen vibraciones y que tienden a desajustar la estructura de los materiales mal protegidos. También se producen daños en las esquinas y bordes de los documentos.

Algunas recomendaciones a la hora de trasladar documentos:

  • No se deben trasladar en los brazos más de dos cajas tamaño estándar para evitar que se caigan. Si debemos trasladar más cajas usaremos un carrito.
  • En el caso de libros no se debe trasladar más de tres tomos de tamaño estándar a la vez, utilizando un carrito para cantidades mayores.
  • Colocar las cajas y libros de manera que no sobresalgan del carro y que permanezcan estables y equilibradas durante el traslado, evitando formar pilas.
  • Los carritos deben empujarse con cuidado de no golpear contra las paredes, puertas o estanterías.
  • No llenar demasiado el carro, ya que luego hay que tirar de él y nos podemos hacer daño.

 


 

Como veis se trata de utilizar la lógica y de no hacer las cosas de manera precipitada ni desordenada. Aunque ya sabemos que no siempre podemos hacerlo todo lo bien que nos gustaría.
¿Que otras buenas prácticas seguis?

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2 Respuestas a “Manipular y Transportar los documentos sin dañarlos

  1. Rita Udina

    5 noviembre, 2014 at 5:19 pm

    Magnífico artículo! Muy recomendable.

    Yo quiero añadir una:

    Siempre recomiendo que debajo de los libros de grandes dimensiones y/o de edición lujosa, libros cuya encuadernación merezca especialmente la pena, se coloque una tela o papel debajo.
    Suele pasar que “arrastramos” los libros por la mesa, los desplazamos sin levantar, y esto oacasiona a la larga abrasión, por muy lujosa y finísima que sea la mesa.

    Es una medida súper sencilla y que ahorra muchos daños.

    Me gusta

     
    • Documentalistas curiosos

      5 noviembre, 2014 at 11:31 pm

      Gracias Rita por aportar conocimiento. Muy buena recomendación y como tú dices muy sencilla de realizar. Además nos aporta seguridad a la hora de manejar un libro de grandes dimensiones. Me la apunto. Gracias por tu comentario.

      Le gusta a 1 persona

       

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