El documentalista de museos

Los museos son instituciones que ofrecen un servicio público y que poseen dos propósitos básicos. Por un lado, garantizar la conservación de colecciones de objetos valiosos, preservándolos de la perdida o destrucción. Por otro lado, difundir el valor de dichas colecciones con fines educativos y de investigación.

Cuando un museo adquiere una nueva pieza, la información que acompaña a dicho objeto es esencial, tanto para autentificarla y garantizar su conservación, como para poder divulgarla con fines culturales.

De hecho una pieza de museo pierde gran parte de su valor si se desconoce de dónde procede, cuándo fue realizada o qué puede significar.

Por ello el sistema de información de un museo es un servicio esencial, que debe funcionar muy bien. Sin documentación:

• No conoceríamos los fondos custodiados en el museo, lo que impediría garantizar la protección de las colecciones.
• No se podrían organizar exposiciones ni realizar publicaciones, ya que desconoceríamos el valor de los objetos.
• No se podrían desarrollar programas educativos ni investigaciones académicas.

Como ves la labor de los profesionales de la información en los museos es de vital importancia.

Tips sencillos para preservar tus documentos personales

Todos tenemos en casa un montón de documentos que vamos acumulando a lo largo de nuestra vida, e incluso algunos de ellos provienen de herencias familiares.

Suele ser problemático conservarlos en buenas condiciones debido a las distintas tipologias de los documentos, a la naturaleza de los elementos que los forman (papel, tintas, grapas, etc), a nuestro desconocimiento en la materia, etc.

En este post te cuento algunas recomendaciones sencillas, que te ayudarán a mantener en buenas condiciones tus documentos personales y familiares. Son buenas practicas que se aplican en archivos y bibliotecas a la hora de almacenar y manipular los documentos, pero que por su sencillez puedes aplicarlos en tu casa.

Bibliotecas y Covid-19

A partir del 11 de mayo de 2020 muchos territorios de España han entrado en la Fase 1 de la desescalada, que contempla la apertura de bibliotecas. En el País Vasco no se contempla dicha reapertura hasta la Fase 2.

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay.

El capitulo VIII de la Orden SND/399/2020, de 9 de mayo, establece las condiciones mínimas para la reapertura de las bibliotecas.

En este post quiero compartir los puntos más relevantes de esta orden, en cuanto a las bibliotecas, en un formato de preguntas y respuestas más fácil de leer y comprender.

Al final del post encontrarás enlaces a protocolos de actuación elaborados por distintas asociaciones profesionales y a artículos interesantes relacionados con la Covid-19 y las bibliotecas.

Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

• Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.

• Son documentos con validez jurídica.

• Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.

• Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.

• Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.

¿Conoces VuFind?

VuFind es un metabuscador de software libre y gratuito que permite a las bibliotecas mejorar las funcionalidades de su catalogo online (OPAC).

Fue creado por Villanova University (Estados Unidos), que libero la primera versión en código abierto en el año 2010.

Gracias a VuFind puedes mejorar el OPAC tradicional de tu biblioteca, en cuanto a su interfaz, sistema de búsqueda y funcionalidades sociales. De esta manera el OPAC pasa de ser solo un catalogo en linea a convertirse en un portal de recursos bibliotecarios.

Actualmente a nivel mundial son muchas las bibliotecas que lo utilizan para mejorar su OPAC. Además el estar respaldado por una gran comunidad garantiza su mantenimiento y desarrollo futuros.